Організація участі підприємства у виставках та ярмарках

5) відповідність високим естетичним критеріям (високим споживчим стандартам) та сучасним ринковим тенденціям;

6) оптимальне поєднання ціни та якості;

7) емоційна принадність.

Кількість експонатів визначається суто практично: виходячи з розмірів стенда, величини самих експонатів і кількості заходів, які необхідно здійснити в період проведення виставки (ярмарку).

На питання про ціни рекомендують давати відповідь залежно від внутрішньої кон'юнктури підприємства та його політики в галузі ціноутворення. Необхідно прийняти рішення про спосіб оплати, спосіб доставки, обсяги замовлень, межі можливих зни­жок. Для цього необхідно зібрати якомога більше інформації про ціни, етику, угоди й торгові звички конкурентів, визначити ре­альну ситуацію на ринку. Необхідно також підготувати конкретні пропозиції для різних видів покупців (оптових посередників, власників великих супермаркетів, імпортерів тощо). Ці пропозиції мають ураховувати обсяги замовлень, спосіб оплати (готівкою, у кредит тощо), способи доставки (GIF, FOB тощо), зміни в курсі валют, можливі ризики, вартість страхування, тривалість дії сти­мулюючих заходів.

Для транспортування експонатів необхідно скласти графік пе­ревезень. Для цього необхідно:

• вивчити митні формальності й ретельно оформити всі суп­ровідні документи, такі як попередній рахунок (проформа), від­повідні сертифікати, пакувальні листки, розпізнавальні знаки то­варів;

• перевірити виконання належних валютних операцій банка-ми-посередниками;

• подбати про своєчасне отримання інформації щодо специфі­чних умов транспортування в країні, де відбувається виставка (ярмарок) і про правильне маркування ящиків мовою країни — організатора виставки (ярмарку);

• своєчасно інформувати транспортну організацію про товари та інші вантажі, які необхідно перевезти, їхню кількість, об'єм, вагу тощо;

• підготувати необхідні пакувальні матеріали;

• забезпечити своєчасне відправлення необхідних інструмен­тів та допоміжних матеріалів для пакування товарів після закін­чення виставки (ярмарку);

• спільно з транспортною організацією скласти спеціальний графік транспортування.

Дуже важливою складовою частиною експозиції є стенд як та­кий. Він створює загальний образ підприємства-експонента в мі­ніатюрі, відображає його загальну підприємницьку культуру.

Стенд — це комплекс орендованої підприємством площі, а та­кож елементи конструкції (оформлення) та комунікативних засо­бів. Стенд має бути настільки виразним, щоб з першого погляду розкрити мету участі експонента на виставці (ярмарку) та закар­буватися в пам'яті відвідувачів. Експонатами є також корпорати­вна комунікація, дизайн та культура підприємства, які зв'язують­ся з оформленням стенда. Тому стенд має поєднувати специфіку підприємства й характерні особливості виставки (ярмарку). Нині Дизайнери все частіше відмовляються від традиційних дерев'я­них стендів або прямого експонування продуктів харчування на скляних чи металевих полицях, оскільки відвідувач, який прохо­дить повз стенд, присвячує предметам на стенді не більше 2 сек.

Отже, те нове, що пропонує виробник, необхідно «подати» щоб одразу привернути увагу відвідувача, примусити його зупинитися й ретельніше роздивитись експонати.

Як уже зазначалось, розміри стенда залежать від таких факторів;

• кількості й виду експонатів (великогабаритне обладнання потребує більшої площі не тільки для розміщення, а й для демон­страції);

• очікуваної кількості відвідувачів, що визначає не тільки роз­міри стенда, а й площі, призначеної для пересування людей;

• особливих запитів експонентів, які залежать від їхніх цілей. Стенд, як правило, складається з трьох зон: зони переговорів, го­сподарської зони та зони експонатів, де, крім експонатів, є також рекламна продукція, стіл, стілець тощо. У господарській зоні звичайно тримають запаси сувенірів, проспектів, напої, холоди­льник тощо. Мінімальна площа цієї зони — не менша за 5—6 м2. Але на вимогу експонента планування може бути іншим;

• потужності та авторитету підприємства;

• розмірів стендів конкурентів, оскільки розміри стендів і вра­ження, яке вони справляють, перебувають у прямій залежності. Стенд, наприклад, площею у 20 м може цілком задовольнити практичні потреби дрібного експонента. Але якщо стенди його сусідів матимуть площу 150 або 200 м2, він просто загубиться між ними і ніхто не звертатиме на нього уваги.

Відтак проблема розміщення стенда є надзвичайно важливою. Фахівцям відомо, що серйозні замовники не мають звички витра­чати час на відвідування тих залів, які їх не цікавлять. А за спеці­алізації торгових виставок (ярмарків) значно збільшується небез­пека через невигідне розміщення стенда взагалі опинитися поза бажаним підприємницьким середовищем. Тому, коли немає мож­ливості забезпечити належне розміщення, варто відмовитись від участі у виставці (ярмарку).

Вивчення планування виставкового залу допоможе підприєм­ству вигідно розмістити стенд і навіть скористатися зі значного скупчення відвідувачів навколо стендів-зірок. Технічні характе­ристики залу (допустиме навантаження на підлогу, висота, розмі­ри дверей, наявність колонад, відокремлених проходів тощо) та­кож впливають на розміщення стенда. Але найважливіше — це правильно зорієнтувати стенд щодо природного потоку відвіду­вачів від входу до виходу. Найліпші місця розміщення — навп­роти і праворуч від головного входу, на центральних внутрішніх проходах, у кутах або поблизу від активних експонентів (зірок) і спеціальних приміщень для проведення різних масових заходів типу презентацій тощо. Не варто погоджуватись на місця, далекі . входу і центральних проходів, від місць, де відбуваються спеціальні заходи, у задній частині залу, позаду колонад і сходів.

Крім того, треба пам'ятати, що важливо не тільки отримати добре місце в залі, а й утримати його на майбутнє, бо 60—70% відвідувачів, які з професійного інтересу часто бувають на виставках (ярмарках), одразу бачать усі зміни в залі. Коли стенд постійно перебуватиме на тому самому місці, це додаватиме екс­поненту солідності та сприятиме визнанню професіоналів.

Крім розміру, експоненту треба точно визначити тип стенда, тому що від цього залежить зручність доступу відвідувачів до експонатів, вільна площа стін, де можна розмістити як додаткові експонати, так і рекламні матеріали. Тип стенда впливає на кон­центрацію уваги відвідувача, а також забезпечує належний конт­роль експонента над територією, що його оточує.

Стенди розміщуються як у закритому приміщенні, так і на відкритому повітрі.

У закритому приміщенні — це лінійний, кутовий стенди, «пів­острів», «острів», наскрізний стенд, стенд «візаві». Кожний з них має відповідні конструктивні особливості. Так, лінійний стенд має тільки один чоловий бік і є найбільш поширеним. Кутовий — за­безпечує доступ з двох боків, легко проектується і є майже ідеаль­ним рішенням. «Півострів» відкрито з трьох боків, що дає змогу експонентові легко контролювати прилеглу територію. «Острів» відкритий з усіх боків і забезпечує велику кількість можливих то­чок концентрації уваги відвідувачів. Наскрізний стенд має доступ з двох боків і створює задовільне поле огляду для відвідувача. «Ві­заві» — це два лінійні стенди, розміщені навпроти один одного.