Усі формальні організації в процесі діяльності використовують певні ресурси, які необхідні для випуску продукції або надання послуг. До ресурсів належать: люди (людські ресурси), капітал (фінансові ресурси), матеріали, технологія, інформація.
Найважливіша характеристика організації - її взаємо зв’язок із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може існувати сама по собі. Вони повністю залежать від навколишнього світу, від зовнішнього середовища відносно як своїх ресурсів так і споживачів, користувачів тими результатами, яких вона намагається досягти.
Уява про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати сили зовнішні по відношенню до організації, з’явилась в управлінській думці в кінці 50-тих років. Це стало одним з найважливіших внесків системного підходу в науку управління, оскільки підкреслювалась необхідність для керівника розглядати свою організацію як цілісність, яка складається з взаємопов’язаних частин, в свою чергу пов’язаних з зв’язками із зовнішнім світом.
Термін "Зовнішнє середовище" включає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акті, законодавство, конкурентні організації, систему цінностей у суспільстві, громадську думку, техніку те технологію і інші фактори. Ці взаємозв’язані фактори чинять вплив на все, зо відбувається всередині організації. Наприклад, введення нової автоматичної технології може забезпечити організації переваги в конкуренції. Але, щоб використати цю нову технологію, організація вимушена шукати людей із певними навичками, а також із певними поглядами. Знайти потрібних фахівців буває досить складно. Якщо економічна кон’єктура підвищується та якщо існує конкуренція на ринку таких спеціалістів, організація може бути вимушена підняти заробітну плату, щоб заохотити цих спеціалістів до роботи. У процесі найму робітників, організація повинна дотримуватися державного законодавства, яке забороняє дискримінацію за віком, статтю, расою. Всі ці фактори постійно змінюються.
З кожним роком керівництво вимушене враховувати все більшу кількість зовнішнього середовища, які набувають глобального характеру. Організації повністю залежать від навколишнього середовища, яке, як правило, знаходиться поза впливом менеджера (керівника).
Сьогоднішні зміни в зовнішньому світі примусили звернути на зовнішнє середовище ще більшу увагу, ніж коли - не будь. Навіть якщо б зміни ці не були б настільки важливими, керівникам все одно б прийшлося враховувати середовище, оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер повинен вміти виявляти істотні факти в оточенні, які впливають на його організацію. Більш того, він повинен запропонувати слушні способи реагування на зовнішні впливи.
Щоб вижити та зберегти ефективність, організації змушені пристосовуватись до свого середовища, щоб у світі швидких змін, де виживають лише пристосовані, його організація не опинилася серед числа зниклих.
Позиції управління всередині організації в основному визначаються тим призначенням і тією роллю, які закликана реалізувати дана організація. У внутрішньо організаційному житті управління виграє роль координаційного початку, який формує та приводить у рух ресурси організації для досягнення нею своїх цілей. Менеджмент формує та змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації, яке представляє собою органічне поєднання таких складових, як структура, кадри, організаційна культура, та здійснює управління функціональними процесами, що проходять в організації.
Структура організації відображає складене в організації виділення окремих підрозділів, зв’язки між цими підрозділами та об’єднання їх в єдине ціле. Вихідним в побудові структури є проектування роботи (тобто прийняття системи автономних робіт, конвеєрної, модульної чи бригадирської форми роботи). Від проектування роботи багато залежить у внутрішньому житті організації, тому менеджмент повинен приділяти цьому дуже велику увагу та періодично проводити перегляд з проектованої системи робіт. Наступним кроком у формуванні структури організації є виділення структурних підрозділів, які ієрархічно пов’язані між собою та знаходяться у постійній виробничій взаємодії. Менеджмент повинен визначити організаційні розміри структурних підрозділів, їх права та обов’язки, систему взаємодій та інформаційні зв’язки з іншими підрозділами, повинен поставити перед ними задачі та наділити необхідними ресурсами. Від уміння вирішити усі ці питання дуже сильно залежить успіх функціонування організації.
Внутрішньо організаційні процеси, які формуються і направляються менеджментом, включають в себе три основні під процеси: координація, прийняття рішень, комунікації.
Технологія, що включає в себе технічні засоби та способи їх комбінування і використання для отримання кінченого продукту, є предметом пильної уваги зі сторони менеджменту. Управління повинно вирішувати питання технологій та здійснення їх найбільш ефективного використання. В сучасних умовах менеджмент не повинен дивитися на технології тільки з точки зору підвищення продуктивності та ефективності. Дуже важливо врахувати те, як нові технології можуть вплинути на клімат всередині організації, як вони можуть подіяти на її „організм”.
Кадри являються основою будь-якої організації. Менеджмент формує кадри, встановлює систему відносин між ними, включає їх в процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуненню по роботі. Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьох параметрах: стать, освіта, вік, національність, сімейне положення та ін. В зв’язку з цим менеджмент повинен будувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів в поведінці та діяльності кожної окремої людини та намагатися усунути негативні наслідки його дій.
Організаційна культура здійснює сильний вплив як на її внутрішнє життя, так і на її положення у зовнішньому середовищі. Організаційна культура складається з стійких норм, уявлень, принципів та вірувань відносно того, як дана організація повинна і може реагувати на зовнішній вплив, як слід вести себе в організації, який смисл функціонування організації та ін. Носіями організаційної культури є люди, але виробляється вона та формується в значній мірі менеджментом, зокрема, вищим керівництвом. Організаційна культура може відігравати велику роль у мобілізації всіх ресурсів організації на досягнення її цілей. Але й також може являтися потужним гальмом на шляху досягнення цілей, в особливості якщо для цього знадобиться проведення змін. Тому менеджмент приділяє велику увагу рішенню питань формування, підтримки та розвитку організаційної культури.
Ми розглянули основні змінні внутрішнього середовища організації як об’єкта вивчення менеджменту. Тепер розглянемо його другий об’єкт зовнішнє середовище.
Не існує ні однієї організації, яка не мала б зовнішнього оточення, та не знаходилась б з ним у стані постійної взаємодії. Люба організація потребує регулярного отримання з зовнішнього середовища вихідних продуктів для забезпечення своєї життєдіяльності. При цьому кожна організація повинна віддавати що–небудь у зовнішнє середовище в якості компенсації за її існування. Як тільки зв’язки з зовнішнім середовищем обриваються, організація гине. В останній час в зв’язку з посиленням та ускладненням конкуренції, а також різким прискоренням процесів змін в оточуючому середовищі організації все в більшій мірі змушені приділяти увагу питанням взаємодії з оточенням, все в більшій мірі розвивати здібності адаптації до змін зовнішнього середовища.
Завантажити реферат