Використання телефонних підсилювачів полегшує запис інформації, яка передається телефоном, вивільняє працівника від потреби тримати в руці телефонну трубку. Установлений поряд з підсилювачем диктофон записує передану телефоном інформацію. Телефонний підсилювач можна також використовувати для проведення короткотермінових нарад між працівниками, що знаходяться в різних населених пунктах чи на різних об’єктах.
Останнім часом значного поширення набули також засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку: телеграфи, факси, факс-модеми. Перевагами цих засобів зв’язку є документування управлінської інформації та факсимільне відтворення оригіналів документів.
Є дві основні форми використання засобів оргтехніки: децентралізована та централізована. У деяких випадках використовується мішана форма з різним ступенем переважання тієї чи іншої форм. При децентралізованому методі засоби оргтехніки можуть використовуватись індивідуально кожним працівником на своєму робочому місці, якщо вони потрібні для постійного застосування, колективною групою співробітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу, якщо ці засоби необхідні для виконання епізодичних операцій. Централізований метод застосовується для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі всієї установи. Цей метод використовується насамперед у централізованих спеціалізованих підрозділах: друкарських та диктофонно-друкарських бюро, копіювально-розмножувальних службах, експедиціях, архівах.
Найбільш ефективним є централізований метод застосування засобів оргтехніки. Цей метод порівняно з децентралізованим забезпечує більш високу продуктивність праці, завдяки чому для виконання того самого обсягу робіт потрібна значно менша кількість одиниць устаткування та відповідно менші витрати на його придбання.
Широке комплексне впровадження засобів механізації і автоматизації дає змогу значно підвищити ефективність управлінської праці.
Завантажити реферат