ПЛАН:
1. Організація діловодства в системі органів РАГСа
2. Принцип своєчасного і належного документального оформления проведеної реєстрації.
3. Зміни тавиправлення в документах актів громадянського стану.
Використана література:
1. Організація діловодства в системі органів РАГСа
Результат діяльності залежить від багатьох проміжних відрізків, одним з яких являється діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість в прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи - од проектування до практичної реалізації рішень.
Процес управління включає наступні основні типові документуємі операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішень; прийняття та документування рішень; доведення рішень до виконавців; виконання рішень; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним зв´язкам; зберігання та пошук інформації.
Для організованої та стандартної роботи з документацією, співробітники органів РАГСу зобов´язані користуватися інструкцією по обліку, зберіганню та витрачанню бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні. Ця інструкція чітко регламентує всі моменти реєстрації та подальшого обігу цих документів.
Згідно до її положень, при реєстрації актів громадянського стану органами реєстрації актів громадянського стану видаються свідоцтва про народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим Верховною Радою України. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану видаються (надсилаються) на таких же бланках.
Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.
Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є документами суворої звітності і повинні зберігатися в органах реєстрації актів громадянського стану.
Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану згідно з наказом відповідного управління юстиції є:
а) у відділах реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції) - заступники начальників управлінь юстиції - керівники відділів реєстрації актів громадянського стану;
б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - керівники відділів; в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок розпорядженням виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів за погодженням з відділом реєстрації актів громадянського стану. На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, прийом-передача бланків свідоцтв і облікової документації по них в обов'язковому порядку провадиться: а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу управління юстиції відповідної державної адміністрації; б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних
депутатів - у присутності представника відповідної державної адміністрації, виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів чи представника відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції; в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - у присутності керівника відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.
По закінченні прийому-передачі бланків присутній представник зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання і звітності по бланках свідоцтв та про відповідальність за їх належне зберігання.
Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції. Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану видаються по довіреності під розписку або надсилаються спецзв'язком чи цінним листом з відповідним супровідним документом. Відділам реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше 6-місячної потреби в них, а виконавчим комітетам сільських та селищних Рад народних депутатів - з розрахунку не більше місячної потреби в них. Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.
Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання), один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, не пізніше 5 діб з дня одержання надсилається в Міністерство юстиції.
Для прийому бланків свідоцтву у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів створюється комісія, яка перевіряє відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обов'язковому порядку переглядає кожний бланк окремо.
Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання). Один з них зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою, надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції.
Виконкоми сільських, селищних Рад народних депутатів про одержання бланків свідоцтв надсилають підтвердження відповідному відділу реєстрації актів громадянського стану районної державної адміністрації, виконавчого комітету Рад народних депутатів.
Завантажити реферат