Реєстрація актів громадянського стану

При необхідності передача бланків свідоцтв з однієї області у другу провадиться тільки з письмового дозволу Міністерства юстиції. Після здійснення передачі складається акт в трьох примірниках, в якому вказуються дата, місце складання, кількість переданих бланків, їх серії і номери. Перший примірник акта надсилається Міністерству юстиції, другий та третій - відділам реєстрації актів громадянського стану, які здійснювали передачу. Одержані бланки свідоцтв у той же день на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв ведуться:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів:

б) у виконкомах сільських та селищних Рад народних депутатів - книги обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв.

Всі книги обліку бланків свідоцтв повинні мати заголовні та титульні листи, бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішній стороні обкладинки робиться відмітка, яка засвідчується підписом керівника відділу і печаткою.

Книги повинні заповнюватись чорнилом або кульковою ручкою, чітким, розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються. Неправильно зроблений запис закреслюється, а необхідне записується поруч чітким почерком. Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено і

завірено печаткою. Книги обліку бланків свідоцтв підлягають постійному зберіганню.

Книгами обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв, а також книгами особових рахунків по обліку, видачі і витрачанню бланків свідоцтв, постачаються: відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - управліннями юстиції відповідних державних адміністрацій;

· відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції;

· виконавчі комітети сільських та селищних Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану відповідних державних адміністрацій або виконавчих комітетів Рад народних депутатів.

16. Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції один раз на рік не пізніше 1 лютого наступного за звітним року.

Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції щоквартально не пізніше 15 числа наступного за звітним кварталом місяця. Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів щомісячно не пізніше 5 числа наступного місяця.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню (в тому числі надіслані для знищення з виконавчих комітетів сільських та селищних Рад народних депутатів), у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів знищуються один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається у вищестоящий відділ реєстрації актів громадянського стану.

Знищенню по закінченні року підлягають також повторні свідоцтва, надіслані іншими органами реєстрації актів громадянського стану і не одержані громадянами протягом року.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню, виконавчими комітетами сільських та селищних Рад народних депутатів щоквартально зі звітом про витрачання бланків свідоцтв надсилаються до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної районної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

За халатне ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх зберігання, а також значну кількість зіпсованих бланків свідоцтв відповідальна за це особа несе відповідальність, передбачену ст.147 Кодексу законів про працю України ( 322-08 ).

У необхідних випадках щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали повинні бути передані у слідчі органи.

2. Принцип своєчасного і належного документального оформления проведеної реєстрації.

Належне, а головне своєчасне оформлення та реєстрація актів громадянського стану є однією з найголовніших необхідностей для громадянина. Неналежне, чи несвоєчасне оформлення цих актів, або не оформлення їх зовсім тягне за собою наслідки, які потім змінити вже досить тяжко. Якщо стане так, що ці факти будуть з´ясовані під час суду, стосовно якої небудь громадянської справи, то наслідки вже будуть просто незворотніми.

Отже, принцип своєчасного і належного оформлення актів громадянського стану можна чітко відслідити між рядками інструкції міністерства юстиції "про порядок реєстрації актів громадянського стану". Строки завжди встановлюються стандартні, за виключенням деяких випадків. Відомо, що законний строк є в усіх видах реєстрації. Ось що говорить закон стосовно строків реєстрації шлюбу:

Шлюб укладається в органах реєстрації актів громадянського стану. Укладення шлюбу відбувається по закінченні місячного строку після подання особами, які бажають одружитися, заяви. В окремих випадках цей строк може бути скорочений керівником відділу реєстрації актів громадянського стану.

При обчисленні місячного строку відповідно до чинного законодавства органи РАГСу керуються такими правилами: перебіг місячного строку починається наступного дня після подання заяви до органу реєстрації актів громадянського стану і закінчується відповідного числа наступного місяця. Якщо це число припадає на неробочий день відділу реєстрації актів громадянського стану, днем закінчення строку вважається найближчий за ним робочий день.

Якщо до органу реєстрації актів громадянського стану надійде заява про наявність законних перешкод до укладення шлюбу, реєстрація його відкладається. В цьому разі заявникові пропонується у визначений строк подати відповідні докази. Орган реєстрації актів громадянського стану може на прохання заінтересованих осіб або з своєї ініціативи провести необхідну перевірку. Про відстрочку реєстрації шлюбу повідомляються особи, які подали заяву про вступ у шлюб. За наявності законних перешкод до укладення шлюбу орган реєстрації актів громадянського стану відмовляє в його реєстрації і видає письмове роз’яснення. Якщо відомості про такі перешкоди не дістануть підтвердження, реєстрація шлюбу провадиться на загальних підставах. Перевірка обставин повинна бути закінчена у місячний строк.