Нотаріат

Контроль за законністю виконання приватними нотаріусами їхніх обов’язків здійснюється Головним управлінням Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управліннями юстиції областей, міст Києва та Севастополя.

Відповідно до ст. 1 Закону України "Про нотаріат" у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняються посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад.

Надання виконкомам місцевих рад права вчиняти деякі нотаріальні дії, а це найбільш прості й поширені дії, створює зручності для населення, оскільки позбавляє його необхідності звертатися до нотаріуса, який часом знаходиться на досить великій відстані від села, селища чи міста.

Безпосередньо вчиняти нотаріальні дії у виконкомах мають право голова виконкому, його заступник або секретар виконкому. Але їхнє право на вчинення нотаріальних дій виникає не автоматично, а лише за наявності рішення виконкому про покладення на одного з них обов’язку вчиняти нотаріальні дії. В разі тривалої відсутності посадової особи (відпустка, хвороба), на яку покладено обов’язок вчиняти нотаріальні дії, на час її відсутності нотаріальні дії може за рішенням виконкому вчиняти інша посадова особа. Найчастіше обов’язок вчиняти нотаріальні дії покладається на секретаря виконкому.

Посадові особи виконкомів місцевих рад учиняють нотаріальні дії, реалізуючи ті самі принципи, що й нотаріуси.

Нотаріальні дії за кордоном учиняють консульські установи, а у випадках, передбачених законодавством, — дипломатичні представництва України. Відповідно до розпорядження Президента України "Про затвердження Положення про дипломатичне представництво України за кордоном" від 22 жовтня 1992 р. дипломатичне представництво України за дорученням міністра іноземних справ України може виконувати і консульські функції. Це можливо в тих випадках, коли діяльність консульської установи не поширюється на певну територію; тоді нотаріальні дії вчиняються консульськими відділами дипломатичного представництва.

Безпосередньо нотаріальні дії в консульських установах учиняють консули, а в дипломатичних представництвах — один із членів дипломатичного персоналу.

Діяльність консульських установ і дипломатичних представництв щодо вчинення нотаріальних дій регулюється главою ХІ Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 2 квітня 1994 р., і підпорядкована тим самим принципам, що й діяльність нотаріусів.

Вперше законодавством передбачено створення в обласних центрах, у містах Києві, Севастополі й Сімферополі державних нотаріальних архівів.

Державні нотаріальні архіви є складовою частиною Національного архівного фонду України. Діяльність та організація державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р.

Державні нотаріальні архіви створюються й ліквідуються Міністерством юстиції України. Архів є юридичною особою, має печатку з зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням. Архіви очолюють завідуючі, яких призначають на посаду та звільняють із неї Головне управління юстиції, Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Державні нотаріальні архіви створюються для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

Створення державних нотаріальних архівів свідчить ще раз про підвищення ролі та значення нотаріату в суспільному житті країни. Ця робота — копітка, вона потребує часу, а головно — коштів. Для належної роботи архівів необхідна повна комп’ютеризація, підготовка спеціалістів.

Безпосереднє керівництво нотаріальними органами здійснюється Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським та Севастопольським міськими управліннями юстиції.

Управління юстиції утворюються Міністерством юстиції України та йому підпорядковані.

Одним із завдань управлінь юстиції є організаційне та матеріально-технічне забезпечення роботи нотаріату. Для цього їм надано права:

• організовувати роботу установ нотаріату, перевіряти їхню діяльність, вживати заходів до її поліпшення;

• здійснювати контроль за законністю вчинення нотаріальних дій;

• організовувати роботу з добору кадрів та підвищення кваліфікації працівників нотаріальних органів;

• забезпечувати роботу кваліфікаційних комісій нотаріату;

• здійснювати контроль за організацією та змістом стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю;

• визначати нотаріальний округ, реєструвати приватну нотаріальну діяльність, вносити зміни в реєстраційне посвідчення приватного нотаріуса та анулювати його;

• призупиняти діяльність нотаріусів і готувати подання на розгляд Міністерству юстиції щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

• затверджувати розміри оплати за надання державними

нотаріальними конторами додаткових платних послуг правового і технічного характеру;

• здійснювати контроль за використанням спеціальних бланків нотаріальних документів.

Крім того, управління юстиції розглядає скарги громадян щодо роботи нотаріальних органів, забезпечує матеріально-технічними ресурсами установи нотаріату, а також здійснює контроль за збереженням і використанням матеріальних цінностей нотаріальними органами, складає проекти кошторисів видатків на утримання установ нотаріату та ін. Крім того, наказом Міністерства юстиції України від 1 червня 1998 р. затверджено Положення про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення) управління юстиції зі змінами, внесеними Указом Мінюсту від 5 лютого 1999 р.

Відповідно до цього Положення щодо нотаріальної діяльності вказані управління мають:

— забезпечити роботу установ нотаріату;

— вести роботу з обліку та підтримання в контрольному стані актів законодавства та нотаріальної практики;

— організовувати роботу установ нотаріату, перевіряти їхню діяльність, вживати заходи щодо її поліпшення;

— здійснювати контроль за законністю вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами, обігом спеціальних бланків нотаріальних документів та за організацією і змістом стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю;

— готувати матеріали на розгляд Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для підготовки подання щодо анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю.

Управління юстиції має також залучати в установленому порядку до перевірки роботи установ нотаріату та приватних нотаріусів кваліфікованих державних та приватних нотаріусів з інших нотаріальних округів, а також представництв відділень Української нотаріальної палати за їхньою згодою.