Діловодство

Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації.

В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін.

Правила реєстрації й індексування документів.

Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів провадиться в межах груп у залежності від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється.

Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляемые їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

Кількість екземплярів регістраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.

Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-множна й обчислювальна техніка.

В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованої регістраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.

Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:

· довідкові

· контрольно-довідкові

· по географії документів, що надходять

· по пропозиціях, заявам і скаргам громадян

· тематичні (накази, рішення) і ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.

Організація контролю за виконанням документів

Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.