Діловодство

Картон обкладинок для постійного збереження і документів по особовому складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, що потім підшиваються в справу.

Оформлення обкладинки справи.

Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації. Її елементи визначаються певним порядком. Ряд відомостей уже був винесений на обкладинку в момент заведення справи:

- найменування установи і її підпорядкованість;

- найменування структурного підрозділу;

- діловодний індекс справи;

- номер тому, частини;

- заголовок справи;

- термін збереження справи.

При підготовці справи до збереження або здачі її у відомчий архів ці елементи уточнюються і доповнюються. До заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо він містить особливо коштовні документи). Проставляються також:

- дата справи;

- кількість аркушів у справі;

- архівний шифр справи.

На обкладинці справи постійного збереження відповідно до вимог у верхній частині перед назвою установи залишають місце для найменування державного архіву, у який справи будуть передані з відомчого архіву. Якщо на протязі року в найменуванні установи або структурного підрозділу відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при оформленні до збереження на обкладинці справи дописується нова назва, а стара міститься в дужки.

Заголовок повинен точно, коротко в узагальненій формі відбити основний зміст документа. При цьому факти і події, відбиті в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, переписування, матеріали, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, доповіді, накази, звіти і т.д.). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст документів. Якщо в справі є особливо коштовні документи, документи-додатки до основного документа, документи, що містять відомості по особовому складу, що мають довідкове значення або документи, що можуть служити предметом самостійного пошуку і наявність яких у справі не може бути визначене по його заголовку, до заголовка складається анотація. Пишеться анотація після заголовка з нового рядка.

Література

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.

3. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.

4. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.

5. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.