Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Конкретний період надання щорічних відпусток в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний повідомити працівнику про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
За бажанням працівника (ст. 10 Закону "Про відпустки") в зручний для нього час щорічні відпустки надаються:
1) особам віком до 18 років; 2) інвалідам; 3) жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; 5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків; 6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців; 7) ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною; 8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту"; 9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу; 10) і в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам закладів освіти щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.
Працівникам, які навчаються в закладах освіти без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їхнім бажанням приєднуються до часу проведення настановчих занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.
Працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.
Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.
На вимогу працівника щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період у разі: 1) порушення власником або уповноваженим ним органом терміну повідомлення працівника про час надання відпустки; 2) несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки.
Щорічна відпустка повинна бути перенесена роботодавцем на інший період або продовжена в разі'.
1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
2) виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо, згідно з законодавством, він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
3) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням. За письмовою згодою працівника та за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом щорічна відпустка за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, як виняток, може бути перенесена на інший період у випадку, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році (ст. 11 Закону "Про відпустки").
Забороняється неподання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
На прохання працівника щорічну відпустку може бути поділено на частини за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Відкликання зі щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, знищення або псування майна підприємства за умови, що основна безперервна частина відпустки становитиме не менше 14 календарних днів, та в інших випадках, передбачених законодавством.
Додаткові відпустки у зв'язку з навчанням надаються не для відпочинку, а для складання випускних іспитів працівниками, які здобувають загальну середню освіту в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах в основній школі — (10 календарних днів), в старшій школі — (23 календарних дні); для перевідних іспитів в основній та старшій школах (від 4 до 6 календарних днів без врахування вихідних). Працівникам, які успішно навчаються без відриву від виробництва у вищих закладах освіти з вечірньою та заочною формами навчання, надаються додаткові оплачувані відпустки: 1) на період установчих занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на 1-му та 2-му курсах у вищих закладах освіти: І та II рівнів акредитації з вечірньою формою навчання — 10 календарних днів щорічно, III та IV рівнів акредитації з вечірньою формою навчання — 20 календарних днів щорічно, незалежно від рівня акредитації із заочною формою навчання — ЗО календарних днів щорічно; 2) на період установчих занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на 3-му і наступних курсах у вищих закладах освіти: І та II рівнів акредитації з вечірньою формою навчання — 20 календарних днів щорічно, III та IV рівнів акредитації з вечірньою формою навчання — 30 календарних днів щорічно, незалежно від рівня акредитації, з заочною формою навчання — 40 календарних днів щорічно; 3) на період складання державних іспитів у вищих закладах освіти незалежно від рівня акредитації — ЗО календарних днів; 4) на період підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) студентам, які навчаються у вищих закладах освіти з вечірньою та заочною формами навчання І та II рівнів акредитації — 2 місяці, а у вищих закладах освіти III і IV рівнів акредитації — 4 місяці.
Працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, для підготовки та складання іспитів надається один раз на рік додаткова оплачувана відпустка з розрахунку 10 календарних днів на кожен іспит.
Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю ЗО календарних днів та за бажанням протягом 4 років навчання — один вільний від роботи день на тиждень з оплатою його в розмірі 50% середньої заробітної плати працівника.