Проблема організації збору різноманітних звітних даних була, є і буде актуальною у різних сферах людської діяльності. Але особливо важливою вона є для корпоративних об'єднань, що мають відділення в усіх районах країни і регулярно збирають через свої місцеві підрозділи звітні дані, що обчислюються мільйонами або десятками мільйонів документів. До таких корпоративних об'єднань можна віднести Держкомстат, Податкову адміністрацію, Державний і недержавні пенсійні фонди, великі банки, страхові компанії та ін. Звітні документи самі по собі є «документами суворої звітності» (тобто вони повинні обов'язково реєструватися при поданні у відповідне відомство і при їх подальшому переміщенні).
Загальний підхід до проектування інформаційних технологій збору різноманітних звітних даних у корпоративних об‘єднаннях, у тому числі, банках та страхових компаніях, вибору комплексу методів і засобів автоматизації етапів цих технологій, що забезпечують оптимізацію часу і трудовитрат на формування електронних версій звітних документів є актуальним для сьогодення.
1. Структура корпоративних об‘єднань
Оскільки структура великих корпоративних об'єднань у більшості випадків відповідає ієрархічній територіально-адміністративній структурі держави, збір звітних документів у них звичайно проводився (і зараз проводиться) по ієрархічному принципу: “першоджерело даних” – район – область – центр, тобто структура системи збору звітних даних звичайно відповідає структурі корпоративного об'єднання (хоча у деяких випадках ці структури можуть відрізнятися). При цьому збір, реєстрація, перевірка повноти і коректності даних і початкове опрацювання первинної звітності проводяться звичайно на районному рівні, на обласний рівень передається узагальнена в районах інформація, а в центр відправляється інформація, узагальнена по областях. Далі підрозділи, що приймають звіти, будемо називати одержувачами, а підрозділи, що формують звіти - абонентами). Очевидно, що абонентами є тільки першоджерела (вони формують звіти на підставі cвоїх первинних даних), тільки одержувачем - центр корпоративного об'єднання, а підрозділи проміжних рівнів є і абонентами і одержувачами одночасно.
Звітні дані одержувача вважаються повними, якщо вони включають звіти всіх його абонентів. Звітні дані вважаються коректними, якщо вони відповідають правилам коректності звітних даних, прийнятих у даному корпоративному об'єднанні.
2. Проектування інформаційної технології збору звітних даних
Головною ціллю процесу збору корпоративним об'єднанням звітних даних будь-якого типу є формування центральної комп‘ютерної бази звітних даних. Але “першоджерело” може готувати звітні дані як на електронних, так і на паперових носіях, тобто технологія збору звітних даних повинна забезпечувати формування електронних версій паперових звітних документів до того, як звіти треба записати у центральну базу звітних даних.
Якщо прийом та передача даних в електронному вигляді не потребує багато часу та трудовитрат, то введення даних з паперових носіїв є однією з найбільш трудовитратних операцій.
Як було вказано вище, в системах збору звітних даних саме на районні підрозділи (місцеві органи корпоративного об‘єднання, уповноважені на збирання звітів) лягає основне навантаження по збору, реєстрації, введенню звітних даних із паперових форм у комп‘ютер, а також перевірці повноти і коректності даних.
Інформаційну технологію збору, реєстрації, введення у базу даних, контролю повноти і коректності даних далі будемо називати інформаційною технологією відпрацьовування звітних даних (мається на увазі тільки одержання електронної бази повних і коректних звітних даних, обробка яких буде проводитися на наступних етапах).
Циклом відпрацьовування звітних даних будемо називати процес формування повних і коректних електронних версій первинних звітних документів (у вигляді баз даних або окремих файлів), що включає такі етапи: 1. Підготовка або коригування першоджерелом звітних документів на тому або іншому носії даних; 2. Контроль коректності звітних документів першоджерелом і повернення до п.1 при виявленні помилок; 3. Передача звітних документів у місцевий орган по прийомі звітів; 4. Реєстрація звітних документів у місцевому органі по прийомі звітів; 5. Введення звітних даних у базу системи відпрацьовування даних місцевого органа; 6. Контроль коректності введених звітних даних і їхнє повернення першоджерелу при виявленні помилок (повернення до п.1); 7. Формування електронних версій звітів та їхнє введення в базу звітів місцевого органа.
3. Методи підготовки і введення звітних даних
Для підготовки і введення звітних даних використовуються різноманітні методи і засоби, які можна умовно розділити на ручні, механізовані, автоматизовані й автоматичні. 2.1. Якщо звітні дані вносяться першоджерелом у стандартні звітні форми вручну (вписуються від руки), то це є ручний метод підготовки звітних даних; 2.2. Якщо звітні дані вносяться першоджерелом у звітні форми за допомогою механічного або електро-механічного пристрою, то це механізований метод підготовки звітних даних; 2.3. Якщо підготовка та/або введення у комп‘ютер виконуються людиною для кожного окремого елемента звітних даних (тобто з істотною часткою ручної праці), то це автоматизовані методи; 2.4. Якщо дані готуються та/або вводяться у комп‘ютер у вигляді масиву даних, із мінімальною участю людини (наприклад, людина тільки ініціалізує програму підготовки та/або введення даних, то це є автоматичні методи;
4. Вибір засобів підготовки і введення звітних даних
Очевидно, що при використанні на всіх етапах автоматичних методів та засобів швидкість відпрацьовування даних є найбільше високою, а час і трудовитрати - мінімальними. Проте це можливо тільки за умови повної комп‘ютеризації всіх етапів технології відпрацьовування і передачі даних, що поки забезпечується далеко не в усіх випадках. Тому при проектуванні інформаційних технологій повинні бути забезпечені усі можливі варіанти підготовки і введення звітних документів і обрані такі методи і засоби, що забезпечують оптимізацію циклу відпрацьовування звітних даних не в ідеальному, а в конкретному випадку, з урахуванням можливостей забезпечення визначеного рівня автоматизації.
4.1. Автоматизовані робочі місця для введення звітних даних і формування звітів
Для введення в пам'ять комп‘ютера звітних даних із рукописних або машинописних паперових форм часто використовуються програмно-апаратні комплекси, що являють собою персональні комп‘ютери (ПК) із програмним забезпеченням, орієнтованим на введення операторами даних визначеного типу. Такі комплекси звичайно називають автоматизованими робочими місцями (АРМ) для введення даних та підготовки звітів (АРМ підготовки звітів або АРМ ПЗ). Екранні форми, що виводяться АРМ‘ом на екран ПК, містять набір полів, що відповідають полям паперових форм. Тому за допомогою АРМ ПЗ можна автоматизовано формувати базу звітних даних, тобто вводити дані в поля екранної форми безпосередньо з паперової звітної форми, редагувати їх, проводити автоматичний контроль коректності й опрацювання даних, а також формувати базу звітних даних.
Завантажити реферат