Якщо вихідні дані вже були подані в електронному виді (у виді набору файлів або бази даних), тобто отримані в результаті попереднього опрацювання, для підготовки звіту достатньо перетворити їх (конвертувати) у вхідний формат, що використовується для введення в бази даних АРМ, а потім ініціалізувати процес автоматичного введення.
Розробка програми перетворення (конвертора) звичайно не викликає утруднень і провадиться першоджерелом один раз (якщо не змінюються формати вихідних звітних даних і формати звітів), а введення даних у базу даних АРМ, контроль їхньої повноти і коректності, а також підготовка звітів проводяться автоматично.
При введенні даних за допомогою АРМ ПЗ частка ручної праці залишається досить істотною, що призводить до перевантажень нервової системи операторів, особливо, якщо розроблювачі АРМ'а не враховують ергономічних чинників. Як показує досвід використання подібних АРМ'ів, продуктивність праці операторів по введенню звітних даних складає в середньому від 60 до 200 документів за зміну (у залежності від типу документа).
При збільшенні обсягів звітних даних істотно підвищити продуктивність праці операторів практично неможливо і необхідно збільшувати кількість АРМ'ів, тобто комп‘ютерів і операторів (якщо для цього є можливості). 4.1.1. Комплекси сканування і розпізнавання
В останні роки для введення звітних даних із заповнених від руки або машинописно паперових форм усе ширше використовуються оптичні сканери з автоматичними подавачами паперу і системи автоматичного розпізнавання рукописних текстів (OCR/ICR).
Сучасні промислові сканери забезпечують введення до 200-300 сторінок у хвилину, а ICR забезпечують досить високу якість розпізнавання, веріфікацію (перевірку вірності розпізнавання даних), і експорт результатів у бази даних. Комплекси сканування та розпізнавання (КСР) з використанням промислових сканерів можуть включати до 40-50 комп‘ютерів. Процеси сканування і розпізнавання відбуваються автоматично, а веріфікація результатів розпізнавання (не всіх, а тільки непевно розпізнаних системою розпізнавання) проводиться автоматизовано оператором-верифікатором. Як показує досвід використання таких систем, один оператор може перевірити і відкоригувати 500 - 1500 і більше документів за зміну (в залежності від типу документів і відсотка їхнього заповнення). Необхідно особливо підкреслити принципову зміну ролі людини (верифікатора) у цьому процесі у порівнянні з ручним введенням: оператор не вводить дані, як при роботі з АРМ‘ом, а тільки перевіряє і коригує непевно розпізнані дані, що і дає можливість істотного підвищення продуктивності праці.
Проте ці засоби автоматизують тільки процес введення звітних даних з паперових форм і часткової перевірки відповідності електронної і паперової версій даних. Для перевірки повноти і коректності даних і формування електронних версій звітів необхідно використання додаткових програмних засобів. Крім того, для використання засобів сканування і розпізнавання необхідно виконання ряду умов: - для підготовки звітних даних повинні використовуватися спеціальні паперові форми, пристосовані до сканування та автоматичного розпізнавання; - для забезпечення сканування, розпізнавання, веріфікації і експорту документів повинний бути створений достатньо складний програмно-апаратний багатомашинний комплекс; - технологія сканування і розпізнавання повинна бути інтегрована в загальну інформаційну технологію підготовки, збору, опрацювання і збереження звітних даних. 5. Оптимізація циклу відпрацювання звітних даних
Трудомісткість виконання етапів циклу відпрацьовування первинних звітних даних буде істотно залежати як від форми їхній подання (на паперових або електронних носіях), так і від засобів автоматизації етапів цього циклу. Очевидно, що чим раніше буде створена коректна електронна версія звітних документів і чим більше етапів буде виконуватись автоматично, тим менше знадобиться ітерацій по відпрацюванню даних і, відповідно, зменшиться трудомісткість. У ідеалі всі етапи повинні виконуватися автоматично, а процес відпрацьовування - бути лінійним (без повернень для коригування даних). 5.1. Відпрацювання електронних первинних звітних даних
Для формування електронної версії звіту першоджерелами звичайно використовується згаданий вище АРМ ПЗ, який забезпечує і контроль коректності звітних даних.
Як приклад розглянемо формування звіту платником податків, що використовує у своїй діяльності сучасну комп‘ютеризовану бухгалтерську систему. Зазвичай такі системи включають засоби генерації звітів у Податкову адміністрацію або конвертори у вхідної формат АРМ ПЗ. Після автоматичного введення даних у базу АРМ‘у автоматично перевіряється коректність даних. Некоректні дані зразу ж виправляються. Першоджерелу (платнику податків) необхідно лише автоматично сформувати звіт і передати його (бажано, по Інтернету) у місцевий орган Податкової адміністрації. У цьому випадку трудовитрати на відпрацьовування звітних даних будуть мінімальні.
Якщо ж у першоджерела немає комп‘ютеризованої бухгалтерської системи (тобто бухгалтерська звітність проводиться на бухгалтерських паперових формах), але є можливість використання АРМ ПЗ (тобто комп‘ютера і відповідного програмного забезпечення), то за його допомогою можна автоматизовано (вручну) ввести звітні дані з паперових форм і автоматично провести контроль коректності даних і формування звітів. Трудовитрати першоджерела на підготовку звітів при цьому зростають, але все одно звіти формуються першоджерелом на електронних носіях, і на їх введення у місцевому органі корпоративного об‘єднання витрачається мінімум часу.
Таким чином, якщо звіт формується першоджерелом на електронному носії на підставі коректних первинних електронних звітних даних і передається по електронних каналах зв'язку, то цикл відпрацювання звітних даних є оптимальним. На жаль, реалізація оптимальних циклів відпрацьовування даних можлива далеко не у усіх випадках як з причин відсутності комп‘ютерів і доступу до Інтернет у першоджерел даних, так і у зв'язку з помилками проектування технології збору звітних даних і засобів автоматизації її етапів. Наприклад, якщо контроль коректності даних не проводиться першоджерелом і помилки виявляються у місцевому органі по прийомі звітів (ще гірше, якщо на більш високих рівнях), то трудомісткість і час відпрацьовування даних можуть істотно зрости. 5.2. Відпрацьовування паперових первинних звітних даних 5.2.1. Підготовка звітів у першоджерела
Якщо в першоджерела немає можливості використання АРМ‘у, звіт готується у вигляді пакета паперових звітних документів і здається у місцевий орган по прийомі звітів, де звітні дані з паперових документів можна вводити в пам'ять комп‘ютера автоматизовано, за допомогою АРМ ПЗ, або за допомогою КСР.
Автоматизоване введення за допомогою АРМ є дуже трудомістким, але АРМ забезпечує контроль коректності даних і формування звітів. Дані в бази АРМ можна ввести автоматично тільки тоді, коли вони подані у виді файлів визначеного формату.
Завантажити реферат