Зміст
Вступ.
Визначення.
Структура та компоненти системи електронного документообігу.
WorkFlow.
Document Management System
GroupWare
Основні особливості та проблематика.
Основні тенденції розвитку СЕД.
Ключові особливості систем електронного документообігу.
Ключові особливості СЕД iTs-Office.
Масштабованість.
Безпека інформації.
Відкритість.
Автоматизація бізнес-процесів.
Висновок.
Список використаної літератури.
Вступ.
За даними DELPHI CONSULTING GROUP, тільки в США щодня з'являється більше 1 млрд. Сторінок документів, а в архівах вже зберігається близько 1,3 трлн. різних документів. Об'єм корпоративної текстової інформації подвоюється кожні три роки. Ці цифри говорять про те, що для будь-якої організації питання оптимізації документообігу мають ключове значення.
За оцінками Siemens Business Services, до 80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожен внутрішній документ копіюється в середньому до 20 разів і до 6% корпоративних документів безповоротно втрачається. Очевидно, що ефективність роботи організації в цілому значною мірою залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом. Системи електронного документообігу (СЕД) давно стали вирішенням цієї проблеми для великих комерційних організацій та органів державної влади, проте середній та малий бізнес довгий час перебував «без нагляду» відповідних виробників. Останнім часом ситуація почала змінюватися в кращий бік. Якщо раніше в автоматизації документообігу у нас були помічені лише великі підприємства і державні структури, то сьогодні в цей процес все більше втягуються середні компанії і навіть невеликі фірми. Сучасні СЕД вже дають відчутний економічний ефект на підприємствах різного масштабу.
Визначення.
Система електронного документообігу (СЕДО) - автоматизована багатокористувацька система, що супроводжує процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цієї організацією своїх функцій. При цьому передбачається, що процес управління спирається на читабельні людиною документи, що містять інструкції для співробітників організації, необхідні до виконання.
Основні принципи електронного документообігу.
· Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ;
· Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищити оперативність їх виконання;
· Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) у кожний момент часу життя документа (процесу);
· Єдина (чи узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів;
· Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;
· Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, спираючись на данні зі звітів.
Структура та компоненти системи електронного документообігу.
Завдання документообігу не може бути представлено якоюсь ізольованою гілкою в загальному бізнес-процесі (або діловому процесі) організації. Рух документів тісно пов'язаний з іншими завданнями, які розв'язуються інформаційною системою підприємства. Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних «паперових» технологій роботи з документами і нових комп'ютерних технологій. Система документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів та вимог, визначених процедур взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічного оснащення та ін.
СЕД може по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від вищезгаданих умов, розміру організації, характеру і специфіки її діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем (модулів), що мають різну функціональне та технологічне наповнення, побудованих за допомогою різних програмних продуктів , створених одним або декількома виробниками і т. п. Проте, останнім часом все більша кількість експертів погоджується, що невід’ємними атрибутами комплексної системи автоматизації документообігу мають бути композиції з трьох програмних технологій, вже доволі давно запропонованих компаніями-розробниками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
WorkFlow.
Ця концепція була запропонована близько 20-ти років тому. У ній весь комплекс завдань автоматизації бізнесу розглядається як сукупність бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують формування опису процесів, даних, а також містять засоби опису електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow забезпечує чітке виконання процесу відповідно до його опису. Сервіси системи підтримують реалізацію бізнес-процесів, формування і підготовку черг завдань користувачів до обробки, автоматично забезпечують потрібну активність стадій процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні варіанти реакції на виникаючі проблеми. Сучасна індустріальна WorkFlow-система повинна бути достатньо гнучкою і включати в себе: інструменти моделювання процесів, актуальних для компанії; засоби відстеження стану процесів та отримання інформації про невідповідність їхнього руху, накопичення статистики про відхилення. Таким чином, WorkFlow-система дозволяє безперервно покращувати і реструктурувати бізнес-процеси компанії, вона містить реальні інструменти для постійної оцінки, модифікації і поліпшення якості бізнес-процесів, засоби маршрутизації документів та інших об'єктів, інтеграції з іншими продуктами корпоративних інформаційних систем. Наявність подібних інструментів дозволяє на практиці реалізувати концепцію безперервного реінжинірингу бізнесу. Забезпечуючи практично миттєву передачу робіт між учасниками бізнес-процесу і маючи режим нагадування необхідних дій користувачам, система WorkFlow може істотно впливати на швидкість реалізації бізнес-процесів, продуктивність і якість праці співробітників.
Document Management System
DMS-системи з'явилися досить давно і спочатку забезпечували нескладні функції зберігання файлів документів (або електронних архівів документів). Їхній набір був приблизно таким: зберігання і доступ до файлів; швидкий перегляд документів; розмежування прав доступу, ведення протоколу доступу та контроль; відстеження історії обробки документів; управління версіями.
З часом вони стали розширюватися додатковими функціями, серед яких:
1. Ведення картотеки документів і інструменти швидкої розробки електронних форм;
2. Підтримка довідників з інформацією для заповнення карток;
Завантажити реферат