Ключові особливості систем електронного документообігу.
Не так давно, з появою систем управління базами даних, підприємства змогли значно оптимізувати керування даними, представленими в електронному вигляді. Такі компанії істотно підвищили свою ефективність. Існує величезна ркількість різних додатків - бухгалтерських, систем для страхування, замовлення квитків та ін
Але у всіх них присутній істотний недолік - працюють подібні системи тільки з добре структурованою інформацією. У той же час, численними дослідженнями встановлено, що понад 80% необхідного підприємству змісту, є неструктурованим. Тобто воно представлено в розрізнених документах, зображеннях різного формату, відеозаписах, аудіозаписах, флеш-роликах, веб-сторінках та в іншому різноманітному вигляді.
Саме для організації та систематизації роботи з подібною неструктурованою інформацією, розроблені системи електронного документообігу.
Розглянемо системи електронного документообігу на прикладі СЕД iTs-Office.
iTs-Office - система електронного документообігу, що забезпечує створення єдиного простору для роботи з документами на підприємстві. Дозволяє організувати повноцінний електронний документообіг на підприємствах будь-якого масштабу.
СЕД iTs-Office побудована на платформі Lotus Notes / Domino від IBM і є повноцінною системою класу ECM (Enterprise Contetnt Management system).
Спираючись на функціональность системи, дана СЕД може стати єдиною стратегічною інфраструктурою для підтримки всього життєвого циклу погано структурованої інформації в організаціях будь-якого масштабу.
iTs-Office дозволяє забезпечити всіх співробітників організації можливістю створення, управління, персоналізації та поширення змісту безпосередньо в ході виконання ними своїх звичайних службових обов'язків.
Ключові особливості СЕД iTs-Office.
Масштабованість.
Розглянута СЕД дозволяє забезпечувати одночасний доступ до системи необмеженому числу користувачів і підтримку розподілених сховищ будь-якого обсягу. iTs-Office обладает возможностями настройки и доработки, учитывая специфику организации любого масштаба, также она позволяет обеспечивать работу организаций с географически распределенной структурой.
Безпека інформації.
Безпека інформації забезпечується характерними особливостями платформи Lotus Notes/Domino. Загальновідомий факт, що Lotus Notes/Domino є найоптимальнішою платформою, яка забезпечує захист інформації найкращих чином, порівнюючи з усіма аналогічними аналогами. Не траплялося випадків злому цієї системи та витоку або втрати інформації.
Використовується багаторівневий захист доступу до документів, існує можливість підключення зовнішніх розробок електронного підпису.
Система безпеки захищає цілісність даних протягом всього їхнього життєвого циклу, від створення і узгодження, до затвердження, публікації, архівації або видалення.
Відкритість.
Система забезпечує просту інтеграцію з різними програмами та інформаційними системами. СЕД iTs-Office підтримує велику кількість провідних стандартів і форматів електронного подання інформації.
Автоматизація бізнес-процесів.
iTs-Office дозволяє керувати і контролювати контент протягом усього його життєвого циклу. Миттєва розсилка документів на ознайомлення, розгляд, виконання без прив'язки до географічного місця знаходження користувачів.
Для забезпечення оперативного ы легкого зв’язку між співробітниками компанії, залучення їх до участі у спільних бізнес-процесах, використовується розробка IBM Sametime, а також поштовий сервер самої платформи Lotus Notes/Domino. Користувачі системи iTs-Office можуть виконувати різноманітні дії прямо з карток документів (відіслати закладку на документ будь-якому користувачеві, переслати документ і т.д.).
Система електронного документообігу працює в різному апаратному середовищі – підтримуються різноманітні операційні системи і серверне програмне забезпечення (Microsoft, Linux, Mac та ін.).
Висновок.
У даній роботі ми ознайомилися з поняттям системи електронного документообігу, визначили характерні особливості зберігання інформації в сучасних організаціях і дізналися про поділ інформації на структуровану і неструктуровану.
Ми дізналися, що існують системи для роботи тільки з структурованою інформацією, а також більш розвинуті системи, що можуть розроблені спеціально для роботи з неструктурованою інформацією.
Не виникає сумнівів, що в сучасних умовах інформаційного суспільства, перед кожною організацією гостро постає питання про забезпечення єдиного інформаційного простору для роботи з документами.
Для демонстрації можливостей сучасних систем електронного документообігу, нами була підібрана популярна СЕД iTs-Office. На її прикладі ми розглянули ключові показники якості електронного документообігу, особливості, які мають бути у сучасній системі електронного документообігу.
З позиції користувача, якісна система електронного документообігу повинна бути:
· Багатофункціональною;
· Зручною;
· Легкою для розуміння;
· Стабільною;
· Надійною;
· Швидкою.
Вочевидь, що ефективність роботи організації в цілому значною мірою залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом.
Таким чином, ми можемо зробити висновок, що для розвитку організації, в той чи інший час необхідно переводити свій документообіг в електронний вигляд. Разом з тим, отримуючи дедалі більші можливості для розвитку і поліпшення діяльності.
В епоху інформаційного суспільства, матимуть успіх тільки ті підприємства, яка зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією.
Список використаної літератури.
1. Смирнова Г.Н. Електронні системи управління документообігом.
2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративний документообіг. Принципи, технології, методологія впровадження.
3. Незалежний портал про СЕД – www.doc-online.ru
4. Офіційний сайт розробника СЕД iTs-Office – www.its.dn.ua
Завантажити реферат