Четвертим кроком підготовчого етапу бесіди може бути її репетиція спочатку віч-на-віч з собою, а потім, можливо, з ким-небудь з колег. Репетиції передує осмислення матеріалу, запам'ятовування черговості його викладу і окремих фрагментів тексту, так щоб їм можна було б вільно оперував» і при необхідності точно відтворювати по пам'яті (особливо це торкається цифрових даних і цитат).
П'ятий крок підготовчого етапу бесіди складається у визначенні часу і місця її проведення; при цьому необхідно враховувати їх можливий вплив на її результат (вдома, як говориться рідні стіни допомагають). І все це обов'язково узгоджується з партнерами.
Якщо учасниками бесіди є співробітники однієї організації, то місце бесіди залежить лише від того, де простіше встановлюються контакти. Це може бути кабінет керівника, робоче місце підлеглого, спеціальна кімната для засідань, а також позаслужбова обстановка, аж до домашньої. З сторонніми особами бесіди проводяться або в кабінеті що запросив їх, або в спеціальній кімнаті для гостей.
У будь-якому випадку бажано, щоб приміщення для бесіди було світлим, з теплим забарвленням стін. Освітлення добре мати регульоване, чого можна добитися за рахунок застосування декількох видів світильників (в кінці дня наприклад, яскраве освітлення не рекомендується). Бесіду краще провести, сидячи в кріслах у невеликих столиків (великі столи розділяють, а не зближують партнерів, особливо при розміщенні один проти одного, а на стільці неможливо прийняти розслаблену позу. При несприятливому розвитку бесіди некомфортна обстановка може привести це учасників в агресивний стан). Крісла (або стільці) повинні бути однаковою висоти, що підкреслює рівність сторін. Учасники повинні мати вільний доступ до олівців, паперу для записів, а також до попільнички (але курити можна тільки із згоди всіх присутніх). Загалом вся обстановка повинна настроювати на дружній діловий лад.
Другий етап циклу, сама бесіда,починається з привітання і осмислення перших вражень про партнерів, включаючи їх настрій, багато в чому що зумовлює результат. Основи сприйняття партнерів, як вже було показано, закладаються на попередньому етапі і загалом формуються після першого контакту під впливом таких обставин, як "гало-ефект» (цілісна оцінка людини як приємного або неприємного), стереотипи, настрій в момент зустрічі, домінуюча потреба, захисні механізми і
При цьому треба враховувати, що більшість людей, що цілком з'ясовно, намагаються тими або іншими способами приховати своє «Я». Частіше за все, як показують дослідження, це робиться шляхом використання різного роду «масок».
Одні стають «черепахами», що ховають за непробивним панцирем свій внутрішній світ від навколишніх; інші дикобразами», що наїжувалися «, об голки яких легко вколотися; треті левами», що грізно гарчать «, прагнучими всіх налякати; четверті «хамелеонами», що швидко пристосовуються до співрозмовника і зміни обстановки; п'яті виявляються зовсім «безбарвними», так що ідентифікувати їх взагалі неможливо. Наступним кроком після привітання і оцінки партеров є з'ясування реального запасу часу, яким має в своєму розпорядженні кожний учасник бесіди, щоб по ходу справи внести необхідну коректива в її передбачуваний хід і зміст.
Після цього у випадку, якщо бесіда проводиться з сторонніми зазделегідь запрошеними особами, можуть бути подані кава, чай, суха випічка.
Власне бесіда починається з вступної частини, об'єм якої може займати до 15% загального часу. Її задача складається в знятті психологічної напруженості і встановленні контактів з співрозмовниками. Досягається це шляхом створення атмосфери взаєморозуміння, вияву щирого співчуття до особистості і справ партнерів, підкреслення пріоритетності інтересів останніх, одночасно привертаючи їх увагу до своїх. Звичайно ініціатива тут належить господареві або старшому за віком.
Після зняття психологічного напруження переходять безпосередньо до самої бесіди. Цей перехід може бути прямим, без вступу, і починатися з короткого викладу суті справи, що в основному властиво короткочасним малозначним контактам між керівником і підлеглим. Він може починатися з постановки ряду проблемних питань, що відносяться до теми бесіди. Він може, нарешті, відштовхуватися від згаданих в розмові на загальну тему фактів і подій, які прямо або непрямо пов'язані з проблематикою, що обговорюється.
У головній частині бесіди активною стороною звичайно є ініціатор (виключення складає звітна бесіда з підлеглим). Він старається від початку до кінця дотримуватися вибраного основного напряму, ведучого до наміченої мети. Це досягається послідовною постановкою питань в зазделегідь певному порядку і проведенням власної основної думки.
Висловлюватися і формулювати питання в процесі бесіди треба в ясних, простих виразах, одночасно уважно вслухуючись в значення слів співрозмовника і намагаючись зрозуміти, що за ними стоїть.
У процесі бесіди важливо з'ясувати, чому співрозмовник сприймає ситуацію саме так, а не інакше, тому йому необхідно дати можливість повністю виговоритися, в потрібні моменти роблячи зауваження або задаючи питання, однак уникаючи при цьому вступу в дискусію.
Після того, як співрозмовник висловиться, йому необхідно продемонструвати власний погляд на речі, показавши проблему з іншого боку. Робити це треба спокійно, доброзичливо, аргументування, не викриваючи його в помилках і не наполягаючи беззастережно на власній думці чим більше чоловік хоче в чомусь переконати іншого, тим менше він повинен затверджувати, особливо на початку розмови. Бесіду необхідно вести так, щоб партнер міг в кінцевому результаті сам спростувати свої помилкові думки.
У кінці бесіди господар або ініціатор підводить її підсумки, показує, як може бути використана отримана в її процесі інформація, закликає співрозмовників до її осмислення і подальших активних дій.
Якщо час бесіди спеціально не регламентувався (що частіше за все має місце при прийомі відвідувачів), це є сигналом для завершення зустрічі. Для нетямущих партнерів розроблений спеціальний комплекс прийомів вил ввічливості дати їм зрозуміти, що бесіда завершена і у господаря є інші справи
Третім етапом циклу бесіди є її критичний розбір на основі зроблених записів, що дозволяє відповісти на питання: наскільки чіткими були формулювання; чи все було сказане; чи завжди вдавалося отримати задовільні відповіді; чи не інспіровані були останні бажанням догодити господареві; чи могли бути співрозмовники більш відвертими; чи не виявлялося на них зайвий психологічний тиск; наскільки невимушено, комфортно вони себе відчували; чи можна вважати результати бесіди задовільними; чи необхідно, а якщо так, то коли, продовжити обговорення даних питань.
7. Теорія інформації.
Система управління виробництвом являє собою сукупність взаємопов'язаних елементів (інформація, технічні засоби, фахівці, функції управління), що забезпечують при їх скоординованій взаємодії реалізацію поставлених цілей.
Завантажити реферат