При проведенні зборів і нарад необхідно суворо дотримуватися регламенту: захід починається в точно призначений термін без очікування що запізнюються, і якщо не трапляється непередбачених подій, повинне бути закінчене в передбачений час.
Зрозуміло, виробничі «оперативки», де відбувається «накачка» підлеглих, заслухання їх коротких повідомленні і інформування про прийняті «вгорі» рішення не вимагає такого жорсткого дотримання перерахованих вище умов, однак і тут необхідно берегти час і сили учасників.
Успіх будь-якої наради або зборів багато в чому залежить від вмілості його керівника. Останній, якщо мова не йде про «оперативку», зовсім не обов'язково повинен бути «босом», але неодмінно користуватися авторитетом і повагою що зібралися і особисто знати достоїнства і нестачі більшості присутніх.
Першим обов'язком керівника є психологічне розвантаження учасників заходу, виведення їх із звичайного рутинного стану і включення в активну роботу. Цього він досягає, створивши доброзичливу обстановку і налагодивши неформальні відносини, що дозволяє надалі забезпечити вільний обмін інформацією, повністю використати досвід, знання і компетенцію людей.
Комфортна обстановка багато в чому зумовлюється тим, що присутнім надається можливість вільно висловлювати свою думку, коментувати різні точки зору і ідеї, спокійно готуватися до виступів і відповідей на поставлені питання, безперешкодно міняти свою точку зору в зв'язку з появою додаткової інформації. Одночасно кладуться край пустопорожні дебати, голе критиканство, монополізація часу наради для затвердження права на істину, ведеться боротьба з однодумністю, бо при ньому нарада виявиться некорисним.
Іншим обов'язком керівника є розв'язання організаційних проблем: забезпечення дотримання регламенту, порядку і дисципліни серед присутніх (недопущення ходіння, розмов і , ведення протоколу.
Нарешті, третій обов'язок складається в активізації аудиторії і організації дискусії. Для цього йому необхідно уважно слухати виступаючих, спостерігати за ними, фіксувати розвиток обговорення, його вузлові моменти, помічати і підтримувати нові ідеї, управляти конфліктами, знаходячи свій «ключ» до кожного з тих, що зібралися. Так, сперечальників і всезнайок потрібно віддавати «на розтерзання» аудиторії, не дозволяти займатися критиканством негативістам, нагадувати про регламент балакучим, зміцнювати упевненість соромливих, адресувати присутнім питання цікавих, торсати «сонь», блокувати спроби великих «шишок» нав'язати що зібрався свою думку, застосовуючи так звану тактику «так, але .», тобто, погоджуючись, одночасно робити такі обмовки, при яких ця думка втрачає значення.
На думку психологів, успіх публічної дискусії багато в чому визначається застосуванням ряду специфічних прийомів, зокрема, присутністю так званого «адвоката диявола», що спеціально захищає явно не правову справу.
Підсумки наради оцінюються кількістю і якістю вироблених на йому управлінських рішень, і якщо таких не пішло, то воно виявляється некорисним. Саме в ці рішення перетворюються «заготівлі», зроблені перед початком заходу різного роду довідки, діаграми, графіки.
Останнім часом в західних фірмах набули поширення так звані «проблемні наради» де відбувається спільний пошук розв'язання тих або інших важливих проблем в діалозі між рядовими співробітниками і керівництвом. Звичайно такі наради проходять в три етапи.
На першому етапі співробітники (як правило одного рівня) зустрічаються з вищими керівниками і висловлюють їм всі «наболілі» проблеми, що нагромадилися за минулий рік. Персональна критика при цьому не допускається, оскільки вважається, що вона знижує ефективність подібних заходів. Обгрунтованість отриманих відомостей і скарг перевіряється на місці.
На другому керівники, базуючись на отриманій інформації, шукають можливі шляхи вирішення поставлених проблем.
На третьому етапі скликаються загальні збори, на яких розроблені на попередньому етапі варіанти всебічно обговорюються і приймаються найбільш відповідний відповідно до якого все і зобов'язані діяти.
6. Організація ділових бесід.
Ділова бесіда це форма обміну інформацією між двома або декількома особами у «вузькому колу». Від нарад і зборів вона відрізняється не тільки кількістю учасників, але і більш вільним характером, як відносно проблематики, так і наслідків: офіційні рішення по підсумках бесід приймаються не завжди, але при цьому для них створюється необхідний грунт (учасники отримують інформацію для роздумів, за якими можуть піти, а можуть і не піти відповідні дії).
Бесіди є необхідним складовим елементом таких управлінських процедур, як оформлення на роботу або звільнення співробітників; атестація працівників; прийом відвідувачів; консультування; ділові переговори; неофіційні зустрічі і
По характеру бесіди можуть бути офіційними і неофіційними, так званими «робітниками»; по спрямованості цільовими (переслідуючими конкретні задачі) і вільними (наприклад, ознайомлювальний); регламентованими, що тобто здійснюються за певними правилами і в наказаній послідовності (анкетування) і нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).
На відміну від інших форм обміну інформацією бесіди характеризуються високою мірою тісноти контактів, безпосередністю спілкування, обов’язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюють сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин.
Цикл ділової бесіди складається з трьох етапів: підготовчого, основного і заключного. Розглянемо їх більш детально.
Підготовка бесіди починається з визначення мети, яку з її допомогою необхідно досягнути, і відповідно кола питань, що обговорюються в зв'язку з цим з урахуванням інтересів партнера.
Другий крок на цьому етапі (якщо це необхідне) складання попереднього портрета партнера на основі даних про його службове положення, політичних поглядах, відношенні до навколишніх, суспільній діяльності і заслугах, любимих і заборонних темах для розмов. Таку інформацію звичайно отримують у знайомих, партнерів, клієнтів, журналістів і т. п. В те. же час до неї необхідно відноситися обережно, оскільки вона перебуває під впливом ряду суб'єктивних обставин, зокрема: міри знайомства з тим, про кого йде мова; незалежність або залежність від нього; передвзятості або непередвзятості по відношенню до нього;
Міри розвитку у того, що характеризує ті якості, про які він говорить (бо кожний міряє інших передусім, орієнтуючись на себе); ситуацією, в якій ці якості спостерігалися.
Третій крок буде перебувати у виробленні стратегії бесіди і її плану, а також різних тактичних «заготівель», потреба в яких може виникнути по ходу справи. План бесіди включає схему викладу матеріалу, зумовлюючу багато в чому її структуру; причому, цією схемою допустимо користуватися відкрито. Однак наскільки близько їй слідувати, визначається, виходячи із значущості бесіди, числа її учасників, запасу часу, а також досвіду проведення подібного роду заходів.
Крім плану на підготовчому етапі складається попередній текст виступу, що складається з набору ключових понять і слів, а також детально розробляються, освоюються його окремі фрагменти, що включають повні формулювання ділових пропозицій, які повинні бути зроблені партнерам.
Завантажити реферат