У даному випадку відіграє роль внутрішня винагорода, усвідомлення людиною ступеня відповідальності і складності виконуваної роботи, як самооцінка, так і оцінка з боку колективу, керівників, а також безпосередніх споживачів програмних продуктів.
Внутрішня винагорода частково компенсує відсутність зовнішнього, але керівникам середнього рівня не слід цим зловживати.
2.4. Контроль.
Плани не завжди виконуються так, як було задумано. Люди не завжди приймають делеговані їм права й обов'язки. Керівництву не завжди вдається належним чином мотивувати людей на досягнення поставлених цілей. Процесом, за допомогою якого керівництво організації визначає, чи правильні його рішення і чи досягає організація своїх цілей, є контроль [15].
Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація повинна мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.
Контроль має таку позитивну сторону, як усіляка підтримка всього того, що є успішним у діяльності організації. Іншими словами, один з найважливіших аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрямку діяльності організації найбільше ефективно сприяли досягненню її загальних цілей.
Широта контролю.
Контроль - це критично важлива і складна функція керування. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку варто враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинний бути всеосяжним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинний здійснювати контроль як невід'ємна частина своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав.
Контроль є основних елемент процесу управління. Hі планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати цілком у відриві від контролю. Дійсно, фактично усі вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в даній організації.
Існує три основних види контролю: попередній, поточний і заключний . За формою здійснення всі ці види контролю схожі, тому що мають ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати минулого якнайближче до необхідного. Розрізняються вони тільки часом здійснення.
Попередній контроль.
Контроль нагадує айсберг, велика частина якого, як відомо, схована під водою. Деякі найбільш важливі види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій керування. Так, наприклад, хоча планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони як такі дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для виконання планів то їхнє чітке дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку.
Людські ресурси.
Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових якостей і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того, щоб переконатися, що прийняті працівники зможуть виконати доручені їм обов'язки, необхідно установити мінімально припустимий стаж роботи в даній області і перевірити документи і рекомендації, що подаються найманим.
При прийомі на роботу у відділ АСУ нових співробітників, наприклад, програмістів, необхідно переконатися в тому, що вони володіють мовами програмування, уточнити, які програми вони розробляли; якщо це оператори - то наскільки вони володіють знаннями, необхідними для роботи на комп'ютері.
Матеріальні ресурси.
Попередній контроль матеріальних ресурсів значною мірою пов'язаний з контролем в області технологій і людських ресурсів. Контролювати наявність і працездатність техніки можна тільки при точному проходженні вимог технологій і підготовленості персоналу. Попередній контроль комп'ютерної техніки припускає не тільки володіння інформацією про її працездатність, але і відповідність тим програмам, що на ній повинні експлуатуватися, тобто потреба в ресурсах пам'яті, швидкодія процесора, можливість використання в мережі, тощо.
Технології.
Попередній контроль в області технологій припускає як підготовленість користувачів і наявність відповідної комп'ютерної техніки, так і відповідність самого програмного продукту вимогам, що обумовлюють його розробку чи придбання.
Поточний контроль.
Контроль який здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвитися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.
Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату керування необхідний зворотний зв'язок.
Зворотний зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.
Системи контролю зі зворотним зв'язком, які використовуються в управлінні, впливають на "входи", щоб досягти необхідних характеристик на "виході". "Входом" для організаційних систем зі зворотним зв'язком є усі види ресурсів: матеріальні, людські, технології. "Виходом" таких систем є товари і послуги.
Заключний контроль.
При поточному контролі використовується зворотний зв'язок у ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити виникаючі проблеми перш, ніж це зажадає занадто великих витрат. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними.
Заключний контроль - це збір і аналіз інформації про фактичні результати використання всіх ресурсів усіма користувачами. Це усі види статистичної, фінансової звітності, звітність про стан технічних засобів, про результати проведення ремонтних робіт, а також розробки, впровадження й експлуатації задач,
Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їхнього виникнення, проте, він має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактично отримані і результати, що вимагалися, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичні були складені їм плани. Ця процедура дозволяє також одержати інформацію про виниклі проблемах і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво організації зв'язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то, мабуть, що фактично досягнуті результати треба вимірювати точно й об'єктивно.
Завантажити реферат