Ми розглянули чотири функції управління, вони мають дві загальні характеристики: вимагають прийняття рішень і для усіх необхідна комунікація, обмін інформацією [13].
Прийняття рішень - це вибір того, як і що планувати, організувати, мотивувати, контролювати. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення є наявність точної інформації, єдиним способом одержання якої є комунікація [7].
2.5. Комунікації.
Керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистих відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією входить в усі основні види управлінської діяльності, комунікація називається сполучним процесом [15].
Оскільки керівник виконує три своїх ролі і здійснює чотири основних функції, для того, щоб сформулювати мету організації і досягти її, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Організації користаються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення.
Комунікації між рівнями і підрозділами.
Міжрівневі комунікації
Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по спадної, тобто з вищого рівня на нижчі. Таким шляхом підлеглим повідомляється про поточні задачі, зміни пріоритетів, конкретні завдання, процедурах що рекомендуються і так далі.
Крім обміну по спадної, організація має потребу в комунікаціях по висхідної, тобто знизу нагору, коли здійснюються функції оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях.
Комунікації між різними відділами (підрозділами)
На додаток до обміну інформацією зі спадного чи висхідного організація має потребу в горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації задач і дій. Оскільки організація - це система взаємозалежних елементів, керівництво повинне домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.
Комунікації керівник-підлеглий
Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням задач, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням зацікавленості в рішенні задач відділу; з обговоренням проблем ефективності роботи; досягнення визнання і винагороди з метою мотивації; удосконалюванням і розвитком здібностей підлеглих; зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючою проблемою; а також одержанням звітів про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Комунікації між керівником і робочою групою
На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяє керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові задачі і пріоритети відділу, про те, як варто було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їхні наслідки для цього й іншого відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.
Впровадження техніки і технології в область обробки інформації привело до значного підвищення продуктивності. В інформаційному суспільстві не можуть конкурувати організації, що не використовують інформаційну техніку.
Хмельницька обласна служба зайнятості має на своєму озброєнні прогресивну технологію обміну і керування інформаційними потоками.
Основними ж засобами комунікації Хмельницької обласної служби зайнятості, крім традиційних, є локальні комп'ютерні мережі і глобальна мережа, ядром якої є відділ АСУ обласного центра.
У структурі Хмельницької служби зайнятості сьогодні функціонує 23 локальних мереж: у 23 районних і міських центрах.
Переваги експлуатації локальних мереж особливо наочно при виконанні робіт, що носять періодичний характер: це бухгалтерська і статистична звітність, підготовка й обробка в кожнім центрі зайнятості даних для регіональної програми зайнятості та інше, коли з тими самими базами можуть працювати кілька людей, тобто здійснювати набір, контроль, коректування даних.
Усі локальні мережі підрозділів області зв'язані в єдину глобальну комп'ютерну мережу Хмельницької обласної служби зайнятості за допомогою так званої електронної пошти - програмним забезпеченням, що базується на модемному зв'язку, що використовує виділені лінії зв'язку, при якій виконується обмін інформацією між сервером обласного центру і локальними мережами міських і районних центрів.
За допомогою електронної пошти оперативно розсилаються в підрозділи області розпорядження керівництва обласного центру, різного роду інформація відділів, нові програми і рекомендації з їхнього використання. З іншої сторони здійснюється збір статистичної, бухгалтерської інформації, щомісячних, квартальних і річних звітів, що економить час і транспортні витрати.
Уже відзначалося, що головний ресурс, що заощаджується в процесі використання глобальної мережі - це час. Так, наприклад, процес збору місячної статистичної звітності з усіх підрозділів області займає декілька годин, за які відбуваються автоматичні сеанси зв'язку з кожним підрозділом обласної служби зайнятості.
Великою зручністю при експлуатації глобальної комп'ютерної мережі на базі модемного зв'язку є використання технології віддаленого терміналу, що дає можливість програмісту в обласному центрі виконати які-небудь роботи, що вимагають спеціальної кваліфікації, на комп'ютері, що знаходиться у віддаленому міському чи районному центрі.
Мережний підхід побудови інформаційного середовища забезпечує надійність і високу ефективність розроблювальної на її основі системи керування, коли термін АСУ - автоматизована система керування, нарешті, починає себе виправдувати.
Проаналізувавши реалізацію функцій керування у відділі АСУ Хмельницького обласного центру зайнятості можна зробити наступні висновки .
Планування
Планування займає значне місце в діяльності керівництва відділу вже тільки тому, що має три аспекти: матеріальні, людські ресурси і технології.
У відношенні людських ресурсів, незважаючи на те, що ведеться значна робота з планування завантаженості їхньою роботою і закріпленню за кожним працівником задач на найближчий час і на більш тривалі періоди, необхідно відзначити недостатню участь відділу в плануванні навчання користувальницького персоналу. Рекомендаційний характер носять пропозиції керівництва відділу АСУ обласного центру про включення в штат міських і районних центрів програмістів-операторів. Недостатня можливість використання фахівцями АСУ транспортних засобів найчастіше зводить нанівець плани відряджень по області, а отже, ремонт техніки і працездатність експлуатованих програм.
Завантажити реферат