Методи управління підприємством

Інструктування може здійснюватися за допомогою радіо, телефону, відеопристроїв, особистими контакта­ми, індивідуально і колективно. Воно може мати наочну форму. До інструктування відносять оформлення при­міщень організаційною документацією про умови робо­ти. Це стенди з найменуваннями організаційних підроз­ділів, схеми розташування їх, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психоло­гії сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови ро­боти, сприяє успішному виконанню її.

Зазначені методи організаційного впливу рекоменду­ється застосовувати в комплексі.

Методи організаційного впливу спрямовані на фор­мування системи управління, визначення її функцій і структури, порядку і методів здійснення окремих функ­цій, організацію спільної праці, її нормування, методич­не інструктування і навчання працівників ефективним способам виконання покладених на них завдань. Важ­ливість цих цілей передбачає обов'язковість використан­ня і безперервного удосконалення методів організацій­ного впливу як особливих інструментів управління на всіх рівнях управління.

У практиці управління можуть виникнути такі проб­леми, які не вкладаються в установлені регламентацій-ними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність. Ситуаціями першого роду є відхилення від раніше прийнятих планів, зумовлені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління, недостатньою об­грунтованістю деяких управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною підприємств, змінами в характері попиту на ринку та ін. Відхилення порушують планову програму розвитку господарської діяльнос­ті і потребують обов'язкового активного втручання уп­равлінських органів для термінового виправлення стано­вища, яке склалося.

Ситуаціями другого виду, тобто передбаченнями в організаційних нормах, але такими, що потребують кон­кретної розпорядчої діяльності в кожному випадку, є, наприклад, діяльність з добору і розстановки кадрів, оперативне керівництво виробничо-господарським про­цесом.

У всіх випадках застосовуються способи розпорядчо­го впливу.

Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спря­мований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.

Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому по­рядку управління виникають раптово і їх складно перед­бачати наперед. У добре організованій системі ці від­хилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.

Причинами таких відхилень у системі організації,-наприклад, торгової діяльності, можуть бути неритмічність завезення товарів у торгову мережу, незабезпече­ність працівниками необхідних категорій, порушення техніки безпеки та ін.; в технологічній системі — пору­шення технологічного процесу оптового та роздрібного продажу товарів, надходження від постачальників не­якісних товарів, недодержання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудо­вої дисципліни, використання недосконалих систем ма­теріального стимулювання праці та ін.; в економічній системі — невідповідність фактичних витрат обороту запланованим, недосконалість діючих систем плануван­ня та економічного стимулювання.

Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхиленням від планової програми господарювання, здійснити перехід системи до стану рівноваги, наприк­лад, впровадженням більш досконалого порядку організації праці, планування, стимулювання та ін. Розпо­рядчий вплив здійснюється на основі розробки управ­лінських рішень щодо способів подолання відхилень, які виникли, або підвищенням ефективності організаційної системи, спрямовуючи ці рішення конкретним виконав­цям для реалізації. Формою вироблення розпорядчого-впливу є усні та письмові розпорядження. До їх складу входять директиви, постанови, накази, вказівки, розпо­рядження, резолюції. Все це види розпорядчої діяль­ності, розпорядчого впливу, а не документи. Документи з аналогічними назвами — лише зовнішній прояв роз­порядчого впливу. Сам же розпорядчий вплив може бути за формою усним чи документально оформленим. Кож­на з цих форм має свої переваги. Усна форма більш оперативна. Документальна форма сприяє кращому об­ліку і контролю виконання розпоряджень. Поєднання форм розпорядчої діяльності становить важливу складо­ву сторону діяльності керівника.

Постанови — це розпорядчі акти, які приймаються колегіальними органами управління (з'їздами, конфе­ренціями, зборами, комісіями, правлінням) і містять шляхи вирішення важливих питань, що стосуються всі­єї організації чи системи в цілому.

Основною формою розпорядчого впливу на підпри­ємствах, якими керують керівники на засадах єдиноначальства, є накази. Наказ — це письмове вирішення пев­ного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форм контролю. Вико­нання наказу обов'язкове, оскільки він виражає волю лінійного керівника, який має право одноособового прий­няття рішень. Сам наказ обов'язково повинен відповідати нормам адміністративного права, інакше він юридично може бути неправомірним.

Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення ок­ремих завдань у масштабах окремо взятих служб та підрозділів. Розпорядження може бути видане лінійним чи функціональним керівником у межах його повнова­жень.

Специфічною формою розпорядчого впливу є дирек­тива,, що являє собою рішення про цілі перспективного розвитку окремих структурних підрозділів, підприємств, організацій, господарських систем та галузей. Директи­ви визначають загальну мету господарювання, розрахо­вану на тривалий період і яка потребує якісної зміни способів і методів роботи. Реалізація директив пов'яза­на з виданням наказів, розпоряджень, постанов і вка­зівок для вирішення проміжних завдань.

В управлінні також широко застосовується резолю­ція, яка являє собою конкретну вказівку виконавцю що­до здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним документом. Резолюція накладається керівником у ліво­му верхньому куті документа під кутом до його тексту.

Таким чином, розпорядчий вплив реалізується в різ­номанітних формах. Різноманітність цих форм дає змогу успішно підтримувати стійкість системи управління від­повідно до характеру проблем, що виникають, і усувати відхилення від заданої програми в організаційній сис­темі підприємств та організацій.

Одним з найважливіших практичних питань управ­ління є ефективність використання розпорядчих методів управління. Визначити її можна, зіставляючи те, що бу­ло передбачено наказами, постановами, розпоряджен­нями та іншими формами розпорядчого впливу, з тим, що було фактично досягнуто при реалізації їх. Ефектив­ність письмових розпоряджень (наказів) зумовлюється їх кількістю, ступенем обгрунтованості, проявом твор­чості та ініціативи з боку виконавців, рівнем виконав­чої дисципліни.