Окремо виділений бухгалтерський відділ. По суті, цей відділ складається з головного бухгалтера, касира і двох чоловік, що оформляють документи. В обов'язку головного бухгалтера входить ведення бухгалтерського обліку, формування звітів для податкової інспекції, нарахування податків, рішення всіх питань зв'язаних з податковою звітністю й ін. Касир приймає виторг в експедиторів. Два чоловіки оформляють документи по русі товару.
У відділі закупівель і збуту працюють 5 менеджерів. Задачі цього відділу є найбільш важливими:
· формування асортименту товарів
· пошук постачальників
· організація закупівель
· приймання товарів
· керування торговельними агентами
· прийом замовлень на постачання товарів
· організація доставки
Кожний з менеджерів відповідає за визначені йому функції. Так менеджер по закупівлях відповідає за організацію постачань товарів, пошук постачальників, приймання товарів, спостереженням за товарними запасами. Менеджер по роботі з покупцями вирішує питання, зв'язані з якістю товарів і наданих послуг, виробляє політикові підтримки зв'язків з покупцями, стежить за розрахунками з покупцями. Менеджер по збуті координує дії торговельних агентів. Займається прийомом їх на роботу, звільнення, нарахуванням зарплати, контролює якість їхньої роботи, готує необхідні матеріали (бланки замовлень і рекламну продукцію). Він же займається прийомом замовлень від покупців по телефоні. Менеджер по доставці контролює діяльність експедиторів, стежить за відвантаженням товару і поверненнями від покупців. Ще один менеджер займається організаційними питаннями, аналізом діяльності, тобто «на підхопленні» (якщо можна так виразитися).
На телефонні дзвоники відповідає секретар. Вона приймає повідомлення і переадресує дзвоники.
На розглянутому підприємстві для доставки товарів у магазини запрошують водіїв із власним автотранспортом. У їхньому обов'язку входить доставка товарів у магазини й інкасація кошт за товар.
Задачею торговельних агентів є регулярне відвідування магазинів, прийом замовлень, доставка рекламних матеріалів, збір інформації про магазини, пошук нових покупців.
Відносини між окремими місцями і задачами характеризуються відносинами підпорядкованості зверху і знизу, або відносинами по горизонталі.
Технологічні потоки на підприємстві
Під організацією виробничих процесів розуміють просторову і тимчасову організацію діяльності на підприємстві.
Розглянемо загальну схему технологічних потоків:
Таким чином, підприємство спочатку визначає потреба в товарі. Потім здійснюється пошук найбільш підходящого постачальника. Після висновку з постачальником договору здійснюється постачання товару на склад. На складі товар розвантажують і перевіряють на відповідність кількості і якості. При розбіжності складається акт приймання товар, де указуються всі претензії. У цьому випадку товар може бути повернутий, постачальник може замінити або допоставити товар. 8
Після цього товар відправляється до місця збереження. На отримані замовлення від покупців оформляються документи для доставки, відвантаження й оплати товару кожному замовникові і документ на завантаження машини на складі. На складі провадиться підсортування замовлення і навантаження. Після чого товар доставляється в магазини.
Приймання товару в роздрібній крапці провадяться по тій же схемі, що і на складі. Покупець приймає товар або його частину. Не придатний товар не приймається або заміняється.
Крім товарних потоків не менш важливе значення мають фінансові потоки. Дуже важливо контролювати заборгованість одержувачів і заборгованість перед постачальниками для оптимального керування коштами. Підприємство працює з постачальниками по договорах закупівлі-продажу, консигнації і комісії. У випадку договору закупівлі-продажу заборгованість перед постачальником виникає в момент зазначений у договорі. Це може бути і передоплата, і оплата по факті, і оплата на виплат. У випадку договору консигнації або реалізації товар не переходить у власність покупця і заборгованість перед постачальником виникає в міру реалізації товару.
Рух документів, що відносяться до основної діяльності можна описати наступними потоками. Договору з покупцями укладаються агентами в самих магазинах і зберігаються в офісі. Замовлення від покупців приймають також агенти безпосередньо в магазині або по телефоні. Після цього заповнені бланки замовлень надходять у відділ виписки документів. На підставі замовлень формуються документи на доставку й оплату покупцям. При виписці документів провадиться контроль заборгованості покупця перед підприємством на даний момент. У випадку перевищення заборгованості критичної суми документи не виписуються, а інформація про це доводиться до менеджерів по роботі з покупцями. Також формується документ на відвантаження товару зі складу на кожну машину.
Після розвозу товарів по магазинах експедитори привозять на склад не прийняті і повернуті товари. Документи, що підтверджують це, здаються у відділ бухгалтерію, де провадиться виписка документів для здачі товарів на склад. Виторг (якщо оплата товару провадиться наявними) здається в касу.
Що стосується закупівель, то прийняття рішень по закупівлі товару здійснюється колегіально. Після чого фінансовий директор дає вказівку менеджерові по збуті вивчити ринок пропозицій даного товару і визначити найбільш вигідного постачальника. Після чого провадиться аналіз попиту. У результаті цих маніпуляцій приймається остаточне рішення про закупівлю товару або продовження пошуку найбільш вигідних варіантів.
Кадрова політика
Людина займає центральне місце в соціальній ринковій економіці. Підприємець, що успішно веде справи, дуже незабаром розуміє, що підприємство може досягти гарних результатів лише при наявності вдоволеного, кваліфікованого і високо мотивованого трудового колективу.
Разом з тим, витрати на оплату праці персоналу на більшості підприємств оптової торгівлі поряд з витратами на закупівлю товарів складають самий великий блок витрат. Тому питання, зв'язані з персоналом на підприємстві, вимагають особливої уваги з погляду рентабельності підприємства.10
Якщо підприємство хоче успішно функціонувати на ринку, то позиція керівництва в майбутньому повинна бути результатом якості ідей і прийнятих рішень, а не ієрархічного положення.
Тільки за допомогою стилю керівництва, спрямованого на співробітництво, підприємства оптової торгівлі зможуть справитися з комплексними проблемами в майбутньому. Складна задача структурної перебудови підприємств і створення нових виробничих функцій буде найбільше успішно вирішена керівництвом, орієнтованим на колективну роботу й особисту відповідальність.
Гарні кадри для торговельного підприємства відіграють вирішальну роль. Т.к. торгівля це, насамперед спілкування з покупцями і постачальниками, то уміння вторговувати найкращі умови є великою перевагою. Уміння розмовляти й улагоджувати проблеми з покупцями так, щоб не втратити них, доступно не кожному. Найбільша відповідальність за якість роботи підприємства лежить на менеджерах. Правильно підібрати людей на ту або іншу посаду входить в обов'язку директора, це складає половину успіху роботи фірми. Для роботи експедиторами повинні бути підібрані люди з досвідом, вони повинні бути надійними, тому що працюють не тільки з товаром, але і коштами.
Завантажити реферат