Самоменеджмент

- систематизувати їх по ступеню важливості й установити черговість;

- оцінити задачі відповідно до категорій А,Б,В;

- задачі категорії А керівник повинен виконувати сам;

-задачі категорії Б варто передоручити;

- задачі, що залишилися, самі маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.

· Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера. Цей принцип є простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи. Усі справи підрозділяються на 4 групи:

1) Термінові /важливі справи/ – їх необхідно виконувати самому керівнику;

2) Термінові /менш важливі справи/ - їх варто делегувати;

3) Менш термінові /важливі задачі/ – їх необов'язково виконувати відразу, але виконувати їх треба самому;

4) Менш термінові /менш важливі справи/ – від їх виконання варто утриматися.

Делегування є ключовою діяльністю керуючого. Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, що не може бути делеговане. Передача задачі чи діяльності може здійснюватися на тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями.

Відмовлення від делегування приводить до перевантаження керівника, скорочує час, необхідний для виконання своїх безпосередніх обов'язків.

Делегування допомагає керівнику визволити час для важливих задач і трохи розвантажитися, а також сприяє використанню професійних знань і навичок працівників, позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.

Для того, щоб успішно здійснювати делегування необхідно підібрати придатних співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності, координувати виконання доручених задач і здійснювати контроль робочого процесу і результатів, припиняти спроби зворотного або наступного делегування. Не менш важливо стимулювати і консультувати підлеглих, давати їм оцінку.

Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу, як визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі високого ступеня ризику.

Реалізація і організація.

Припускає складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1) починати день з позитивним настроєм;

2) починайте роботу по можливості в один і той самий час;

3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;

4) спочатку – ключові завдання;

5) приступати без розгойдування;

6) погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відгородити керівника від непотрібних перешкод);

7) ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами;

Правила основної частини дня:

8) Гарна підготовка роботи;

9) Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;

10) Перевіряти ще раз всі акції з погляду їх необхідності;

11) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

12) Уникати незапланованих імпульсивних дій;

13) Вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;

14) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);

15) Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);

16) Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;

17) Працювати антиціклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);

18) Викроювати спокійну годину;

19) Контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

20) Завершити початі невеликі справи;

21) Контроль за результатами і самоконтроль;

22) План наступного дня;

23) Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.

У різних людей різна психологія й організм. Унаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей приходиться на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей – так це відносні, ритмічні коливання. Усе це необхідно враховувати у своїй роботі.

Контроль.

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коректування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

“Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю”.

Інформація і комунікація.

Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.

Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому приходиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.

· Раціональне читання. Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на безсистемне читання.

Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, насамперед, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш інтенсивно.