Інформаційне забезпечення управлінської діяльності

Інформація при цьому повинна розглядатися як фактор виробництва. Тому інформаційна логістика охоплює всю діяльність, що зв'язана з інформаційним забезпеченням усього логістичного ланцюга на всіх ієрархічних рівнях.

Розходження між організацією процесу й інформаційною логістикою представлені на мал.2.1. Організація містить у собі тільки системне оформлення, тобто побудова процесу, визначення змісту праці, розробку формулярів, документів, вироблення рішень щодо апаратного і програмного забезпечення. Інформаційна логістика охоплює поверх того системну експлуатацію, крім, однак, власне технологічну обробку предметів праці.

Малюнок 2.1. Організація процесу та інформаційна логістика

На відміну від загальноприйнятого розуміння інформаційного менеджменту в інформаційній логістиці на першому плані стоять інформаційні потоки між діями (операціями) з всередині та міжфірмової координації. Мова при цьому йде про службову функцію, що, як і у випадку з логістикою матеріальних потоків, має стратегічно важливе значення і служить для забезпечення виробництва товарів і послуг необхідними ресурсами в потрібний час і в потрібному місці за усім логістичним ланцюгом. В області інформаційної логістики це стосується інформації робочих місць, що необхідна для рішення господарських задач.

2.2.3 Зміст менеджменту потоку робіт

Слід зазначити, що менеджмент інформаційної логістики можна було б описати як керування потоком робіт без обов'язкового використання комп'ютерів. При застосуванні ж комп'ютерів на перший план висувається інформаційна технологія. Звичайно, у рамках менеджменту потоку робіт можуть використовуватися фізичні (паперові) документи. Але саме "безпаперове" підприємство фактично є кінцевою метою концепції. У такому випадку поділ на матеріальні товари і нематеріальну інформацію стає неможливим. Однак аналогія з традиційною логістикою матеріальних потоків усе-таки зберігається.

Система менеджменту потоку робіт, що представляє інтегровану сукупність програмних засобів, дає користувачу істотні переваги: спрощується планування процесів, їхній контроль; організація процесу може бути швидко адаптована до ситуації; інформація накопичується і може передаватися виконавцю завдань. Важливо, що система уписується у внутріфірмову інформаційну і комунікаційну структуру. Її можна об'єднати з програмним забезпеченням виробничих процесів, що гарантує, зокрема, їх безпроблемну інтеграцію (малюнок 2.2).

Електронна підтримка дає можливість організувати працю з орієнтацією на процес. Особливе значення мають при цьому групові способи праці, тому що комп'ютерне забезпечення дозволяє істотно поліпшити комунікацію між робочими місцями. При цьому усуваються проблеми, зв'язані з дублюванням їхніх функцій, що підвищує загальну ефективність процесу.

Малюнок 2.2. Система менеджменту потоку робіт як частина загальнофірмового інформаційного забезпечення

2.2.4 Цілі менеджменту потоку робіт

Основна мета складається в забезпеченні діяльності по виконанню господарських задач необхідною інформацією відповідного виду, обсягу, якості, у відповідний термін і в потрібному місці. При цьому інформаційне забезпечення повинне здійснюватися в мінімальний термін, з мінімальними витратами і на максимально високому рівні обслуговування.

Досягнення цих цілей у рамках менеджменту потоку робіт дозволяє оптимізувати організацію робочого місця, трудового процесу в цілому, підвищити орієнтацію співробітників на рішення задач, поліпшити контроль та ін. Як правило, цільові установки менеджменту потоку робіт досягаються лише за умови корінних змін сформованої організації виробничих процесів. Зміни в більшості випадків зв'язані зі спрощенням і уніфікацією цих процесів, що дозволяє знизити витрати, зробити більш доступним для огляду весь трудовий процес.

2.2.5 Організація і застосування комп’ютеризованої інформаційної логістики

Організація виробничих процесів і інформаційної логістики на базі комп'ютерів є, як правило, складним проектом, що вимагає поетапного вирішення проблем. При плануванні звичайно намічаються різні варіанти відповідної процедури. При цьому перехід від традиційної до електронної обробки інформації зв'язаний зі значною переорієнтацією персоналу, що може бути охарактеризовано як реінжинірінг господарського процесу.

Часто виявляється доцільним рішення з потоку робіт спочатку впроваджувати в рамках невеликих, що не мають критичного значення проектів, тому що при цьому легше можуть бути виявлені й усунуті технічні проблеми. У той же час малозначні проекти дають можливість придбати коштовний досвід для подальшого розширення системи комп’ютеризованої інформаційної логістики.

Експлуатація системи вимагає програмного забезпечення для обробки господарських задач. Менеджер процесу ініціює постановку задачі, контролює її виконання, вступає в контакт із користувачами (малюнок 2.3). Останні для обробки задач застосовують прикладні програми (стандартні чи індивідуальні) чи ж здійснюють деякі операції вручну. По закінченні обробки господарської задачі робота продовжується (в ідеальному випадку електронними засобами) і система переводиться в новий робочий стан.

Малюнок 2.3. Взаємодія менеджерів процесу та користувачів під час експлуатації системи та форми взаємодії