За допомогою делегування повноважень встановлюються посадові зв’язки працівників в організації. Саме вони служать основою для упорядкування спільної діяльності підрозділів та виконавців, та забезпечують можливість ефективного координування роботи організації.
Делегування охоплює:
1) передачу повноважень – надання підлеглому права використовувати ресурси і спрямовувати зусилля підлеглих на використання поставлених завдань.
2) прийняття відповідальності – прийняття підлеглими зобов’язань виконувати поставлені задачі та забезпечувати їх задовільне вирішення.
Підзвітність – це вимога до підлеглого, який використовуючи свої повноваження, має усвідомлювати наслідки своїх дій і повідомляти своєму безпосередньому начальнику.
Відповідальність та повноваження мають бути збалансовані:
а) за допомогою заохочення у випадку позитивного результату виконання завдання;
б) за допомгою покарання у випадку негативного результату виконання завдання
Разом з тим слід зауважити, що підлеглий ніколи не буде нести повної відповідальності за результати дорученої справи, оскільки за неї відповідає той, хто передає свої повноваження.
Повноваження бувають 3-х типів:
1. ЛІНІЙНІ – передається від начальника ло підлеглого і далі іншим підлеглим за ланцюгом команд. Делегування лін. повноважень утворює ієрархію рівнів управління організацією. така ієрархічна побудова наз. скалярним принципом організації.
2. ШТАБНІ – апаратні, адміністративні, - це повноваження, що передаються особам, які здійснюють консультативні обслуговуючі функції. Повноваження штабного керівника полягають у підготовці рекомендації, експертизою, підтримання лінійних керівників; сутність полягає у їх дорадчому характері.
3. ФУНКЦІОНАЛЬНІ – дозволяють особі, якій вони передані, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Іншими словами функціональні повноваження – це право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів.
При цьому слід зауважити, що функціональні повноваження є обмеженим видом повноважень. Вони охоплюють лише окремі специфічні рівні діяльності.
Разом з тим така обмеженість порушує принцип єдиноначальності.
Для того аби запобігти організаційним конфліктам, від початку вводиться пріоритет вказівок лінійного керівника, або формально закріплюються межи компетенції функціональних підрозділів.
ДІАПОЗОН КОНТРОЛЮ – це кількість співробітників безпосередньо підлеглих даному менеджерові.
Для усвідомлення проблеми визначення діапазону контролю часто використовується теорія зв’язків “підлеглий-керівник”, запроваджена французьким теоретиком Грайкукасом.
За теорією Гракукаса /теорія зв’язків “підлеглий-керівник”/ існує 3 види зв’язків “підлеглий-керівник”:
1) прямий, одиничний
2) прямий, груповий
3) перехресний,N – зв’язки поміж підлеглими
Для визначення загальної кількості усіх можливих видів зв’язків Грайкукас запропонував:
I = N ( 2^n / 2 + N –1 )
I – загальна кількість зв’язків
N – кількість підлеглих
Значущість та практична користь цієї формули зменшується внаслідок того, що вона не враховує частоти та жорсткості зв’язків, стосовно витрат часу на їх здійснення.
Будь-який управлінський захід, який скорочує частоту і кількість посадових зв’язків, може збільшувати кількість підлеглих даному менеджерові і скоротити витрати від надмірної кількості підрозділів.
Чинники, які суттєво впливають на кількість та частоту зв’язків:
· рівень профпідготовки підлеглих
· ступінь складності функцій, що виконуються підлеглими
· ступінь подібності функцій, що виконуються підлеглими
· ступінь планування дій підлеглих (чим вище, тим нищі витрати часу)
· ступінь змінності завдань підлеглих
· ступінь відповідальності за виконану роботу
· потреба у вказівках для підлеглих
В залежності від вибраного діапазону контролю формується:
1) висока організаційна структура
2) низька організаційна структура /див.рис. 11./
МЕХАНІЗМ КООРДИНАЦІЇ
Координація робіт- процес узгодження дії усіх підсистем організації для досягнення її цілей.
Координація робіт здійснюється шляхом:
1) підпорядкування (вертикальна)
2) встановлення горизонтальних зв’язків між підрозділами, що знаходяться на одному організаційному рівні (горизонтальна)
Механізм координації робіт та видів діяльності у організації./див.рис4.14.(12)/
Вертикальна координація грунтується на вказівках, які проходять по ланцюгу команд. Вмежах вертикальної координації менеджер узгоджує роботу своїх підлеглих. Одночасно, робота даного менеджера узгоджується з роботою паралельних підрозділів.
На практиці вертикальна координація реалізується:
· шляхом прямого контролю (надання керівникові повноважень розподілення завдання та контролю їх виконання (ієрархія))
· шляхом стандартизації діяльності (тобто, через визначення способу, за допомогою якого операція повинна бути виконанна). Стандартизація здійснюється через застосування правил, СОП, опрацювання графіків роботи.
Горизонтальна координація грунтується на взаємних контактах співробітників, які знаходяться на одному рівні в ієрархічній структурі.
Здійснюється по 4 основних формах:
1) взаємодопомога (особисті взаємозв’язки, взаємокомунікації)
Це найпростіша форма координації, в межах якої встановлюються безпосередні неформальні контакти між співробітниками організації. вона можлива за умови розвинутих неформальних зв’язків в організації та слугує методом збагаченням роботи та зменшення кількості контролерів.
2) оперативні групи (тимчасові робочі групи) – операційна група, яка створюється з представників різних підрозділів для виконання спеціальних завдань, або вирішення специфічної короткострокової проблеми.
Оперативна група – це засіб керування спец. програмами із залученням багатьох людей із різних сфер одночасно. Вона слугує засоби підвищення гнучкості організації та прискорення реакції на зміни
3) комісії (постійні робочі групи) – постійна група, яка сформована з представників різних підрозділів організації з метою вирішення певної довгострокової проблеми, або виконання довгострокового завдання.
4) організація зборів за участю співроюітників різних підрозділів організації.
Нетрадиційні механізми координації:
· організаційна культура – комплекс цінностей, пріоритетів, неписаних правил, що впливають на ведення справ організацією та в організації.
· неформальна організація – система взаємзв’язків між співробітниками організації, які виникають розвиваються спонтанно. Внаслідок цього виникають неформальні лідери – невідображені в організаційній схемі.
Тема 4 : ОРГАНІЗАЦІЙНІ СТРУКТУРИ УПРАВЛІННЯ (ОСУ).
1. Тип ОСУ.
2. Основи проектування ОСУ.
1. Для відображення структури взаємозв’язків основних рівнів і підрозділів організації, їх підпорядкованості на практиці використовуються схеми організаційної структури управління.
Завантажити реферат