Порядок видачі судових справ та документів

План

1. Організація архіву суду.

2. Порядок видачі судових справ та документів.

1. На суди покладено важливу державну функцію по організації архівної справи. Завдання її полягають в організації діловодства в архівах, веденні канцеляріями обліку справ і документів та формування їх для здачі до архіву суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх до державного архіву.

Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення — на архіваріуса.

Організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинннм законодавством та даною інструкцією.

Правильна організація архівної справи полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік кате­горій справ та документів, що передаються до архіву, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ є основою для забезпечення обліку, швидкого відшукування документів за змістом та їх відбору на зберігання, постійне чи тимчасове.

Для забезпечення зберігання справ та документів у архіві повинні бути створені відповідні умови: охоронні та протипожежні засоби, стелажі, шафи, санітарно-гігієнічний, температурний та світловий режими, система обліку архівних документів.

Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв'язуються у пачки по сотнях та передаються на зберігання до архіву суду (форма № 47).

У судових справах підшиваються і нумеруються всі документи, приєднані до них, закінчується їх опис, після чого загальна кількість аркушів завіряється підписом секретаря.

На обкладинках справ і матеріалів, що здаються до архіву, а також обліково-статистичних картках або в реєстаційних журналах вказується порядковий архівний номер.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних номерів, зв'язані у пачки по сотнях.

Видача справ з архіву оформляється заявою за резолюцією голови (заступника) суду. Реєструється видача справ в журналі та обліково-статистачній картці, яка виставляється в спеціальну картотеку.

Справи, що повертаються до архіву після використання, повинні перевірятися архіваріусом у присутності особи, яка повертає їх. У випадку виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження, архіваріусом складаеться акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий — залишається в архіві.

2. Відповідно до ст. 255 КПК України та ст. 99 ЦПК України суд надає можливість особам, які беруть участь у справі, знайомитися з матеріалами справи.

Судові справи видаються для ознайомлення з ними в приміщенні суду з дозволу голови суду (заступника), а справи не закінчені провад­женням — з дозволу головуючого чи доповідача.

Справи видаються:

а) обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних справах; сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у розгляді цивільних справ,— після пред'явлення документа, що посвідчує особу;

б) адвокатам, які беруть участь у розгляді справ,— після пред'явлення ордера юридичної консультації та посвідчення особи;

в) цивільним позивачам та їх представникам, які виступають у кримінальних справах,— після пред'явлення довіреності на ведення справи і документа, який посвідчує особу;

г) громадським обвинувачам і захисникам — документа, який посвідчує особу і її повноваження;

д) працівникам суду вищої інстанції, прокурорам, працівникам органів Міністерства юстиції — посвідчення особи;

е) працівникам державних податкових адміністрацій — посвідчення особи.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, повинна розписа­тись в контрольному журналі (форма № 38). У графах журналу про час видачі та повернення справи вказується не тільки число, місяці і рік, але й година видачі і повернення справи.

При поверненні справи після ознайомлення завідувач канцелярією чи секретар судового засідання повинен ретельно перевірити наявність всіх матеріалів у справі, зазначити в контрольному журналі пpo час повернення справи та розписатися про її отримання.

Про видачу справи для ознайомлення і часу, протягом якого відповідна особа знайомилася зі справою, вказується у поданій заяві, що підшивається до справи.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень та для інших цілей, що не пов'язані з розглядом справ, проводиться за усним або письмовим розпорядженням голови суду (заступника) під розписку в контрольному журналі.

Судові справи, які знаходяться під час судового розгляду у головуючого, для ознайомлення, як правило, не видаються. При необхідності ознайомлення зі справою, головуючий або доповідач передає справу секретареві судового засідання, який у встановленому порядку, із заповненням всіх реквізитів контрольного журналу, видає справу та отримує її після ознайомлення.

Судові справи надсилаються поштою або кур'єром тільки на письмову вимогу суду вищої інстанції і органів, яким законом надано право витребування справ. Справи надсилаються тільки на підставі резолюції голови суду (заступника) на письмовій вимозі.

До повернення справи до суду ця письмова вимога, копія вироку, рішення, ухвали, постанови та копія супровідного листа, з яким надіслано справу, знаходяться в наряді № 1.13. Після повернення справи зазначені документи додаються до неї.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, не закінчені провадженням.

В обліково-статистичних картках на справу зазначається коли, кому та згідно з яким запитом її надіслано і коли повернуто до суду (на вільному місці). Такі картки доцільно виставляти в спеціальну картотеку до повернення справи.

Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові довідки по справах видаються секретарями колегій або архіваріусом за письмовою заявою з дозволу голови суду (заступника), головуючого чи доповідача по справі після оплати заявником в належних випадках державного мита (форма № 39).

Копії вироків, рішень, ухвал, постанов по справах мають бути підписані та скріплені гербовою печаткою. Коли зазначені рішення були змінені, про це слід вказати в копії, що видається. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У випадку надіслання копії документа поштою зазначається про це в довідковому листі по справі.