Специфічні заходи з паблік рилейшенз

Особливості роботи з пресою. Одним із головних напрямків діяльності служби паблік рилейшнз є зв'язок із пресою. На цю роботу призначається спеціальний працівник-професіонал або на­віть створюється прес-центр.

Обов'язки відповідального за зв'язки з пресою полягають у тім, щоб сприяти пресі. Стосунки з пресою мають ґрунтуватися на двох принципах — швидкість і точність. Крім того, є ще два важливі фактори в стосунках із пресою — це вибір слушного мо­менту та необхідної аудиторії.

Тому бажано підтримувати регулярні контакти з журналіста­ми, систематично надсилати їм нову інформацію про підприємс­тво (організацію, фірму), тобто звертатися до них не тільки тоді, коли це потрібно. Ці зв'язки, на думку фахівців, можуть принес­ти непогані дивіденди.

Необхідно, щоб відповідальний за пресу добре знав та розумів цілі, завдання та стратегію підприємства, щоб він міг скласти та виконати план випуску заяв для преси, звітів та нарисів. У разі катастроф та надзвичайних ситуацій преса має знати прізвище людини, яка репрезентуватиме підприємство або організацію, ка­нали зв'язку з нею. Інформація про таку подію та про заходи для усунення наслідків має в найкоротші строки та в найповнішому обсязі досягти журналістів, тому що вони забезпечують безпосе­редній зв'язок із громадськістю.

Відповідальний за пресу повинен:

• передавати матеріали, на підставі яких журналісти можуть написати статті, очерки та репортажі;

• відповідати на запити преси та надавати комплексні інфор­маційні послуги;

• стежити за повідомленнями в пресі та оцінювати результати, уживати (за необхідності) заходів для спростування помилок, нето­чностей або наклепницьких тверджень в опублікованих матеріалах.

Найбільш поширений спосіб передачі інформації пресі — ін­формативне повідомлення, або прес-реліз. Його надсилають зви­чайною поштою або факсом чи каналами комп'ютерного зв'язку в різні газети та періодичні видання, на радіо й телебачення. Не­обхідно постійно оновлювати списки отримувачів матеріалів, щоб прес-релізи поширювалися без затримки. В економічно роз­винутих країнах створено навіть спеціальні фірми, які займаються складанням та розповсюдженням прес-релізів поштою, через посильних або каналами комп'ютерного зв'язку.

Складаючи прес-реліз, необхідно виконувати певні технічні правила. Наведемо деякі з них.

• Використовуйте тільки одну сторону аркуша паперу.

• Залишайте достатньо широкі береги ліворуч та праворуч.

• Друкуйте матеріал тільки через два інтервали.

• Не робіть жодних пояснень і позначок навіть у заголовку (редактори самі вирішать, що заслуговує на окреме шрифтове

виділення).

• Усі абзаци, крім першого, починайте з нового рядка. Прес-релізам, які повідомляють про якусь новину, треба дати заголовок, який доступно передає суть цієї новини (втім, редак­тори віддають перевагу власним заголовкам).

Бланк прес-релізу повинен мати «шапку» з назвою та адресою того, хто розповсюджує прес-реліз. У «шапці» необхідно вказати номер телефону, за яким можна телефонувати цілодобово. Ці ві­домості необхідно повторити в кінці прес-релізу зі вказівкою прі­звища особи, до якої можна звернутися по додаткову інформацію.

Треба намагатися, щоб прес-релізи були стислими (не більше 300 слів), аби їх можна було розмістити на одній сторінці. Якщо це неможливо, у нижньому правому ріжку треба зазначити «див. далі». Додаткову інформацію дають на окремих сторінках як до­повнення.

На прес-релізі необхідно вказати дату та повторити її в ниж­ньому лівому ріжку останньої сторінки, якщо прес-реліз досить довгий. Як правило, указують не дату підготовки прес-релізу, а дату його можливого отримання чи дату, після якої його дозволя­ється друкувати (наприклад, тоді, коли пресу ознайомлюють із промовою, яку ще тільки буде виголошено).

Необхідно намагатися не зловживати великими літерами. Ніколи не пишіть такими літерами цілі слова. Великі літери треба використовувати тільки там, де цього вимагають правила правопису.

Числа від одного до дев'яти необхідно писати літерами, а далі — Цифрами. У дуже великих числах бажано користуватися словами «тисяча» та «мільйон». Числові значення різних мір, дати, ціни та номери будинків пишуть цифрами. Якщо речення починається з числівника, пишіть його літерами.

Слово «відсоток» використовується частіше, ніж знак «%». Позначення температури та системи її вимірювання ліпше писати літерами (наприклад, 40 градусів за Цельсієм).

Заголовок прес-релізу повинен розкрити тему звернення. Суть звернення подається в першому абзаці, а далі — інформація про деталі.

Прес-реліз має бути точним, зрозумілим та стриманим (не зловживайте епітетами та прикметниками, особливо у найвищих ступенях).

Іноді прес-реліз може доповнюватися фотографіями. Якщо у прес-релізі згадується якась особа, необхідно повідомити її повне ім'я та посаду.

Прес-реліз, що підходить для масової преси, навряд чи буде придатним для спеціальних видань. Відтак бажано (за потреби) підготувати кілька варіантів прес-релізу.

Щоб прес-конференція була ефективною, провадити її потріб­но тільки тоді, коли є потреба продемонструвати якісь зразки чи інші предмети або коли йдеться про складну проблему, котра по­требує коментарів і роз'яснень. Прес-конференція дає чудову на­году для неофіційної передачі якоїсь інформації, яку офіційно поширювати небажано. У жодному разі не можна скликати прес-конференцію тільки для розповсюдження якогось документа (до­кументів). Це ліпше зробити через прес-реліз.

Якщо потрібно терміново сповістити представників преси про прес-конференцію, можна зателефонувати редакторам відділів новин персонально або звернутися до інформаційних агенцій з проханням розіслати повідомлення каналами телетайпного зв'яз­ку або електронною поштою.

Запрошення на прес-конференцію, як правило, надсилається за тиждень. У запрошенні необхідно чітко вказати тему та прі­звища основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі деталі, які б могли переконати редактора газети, журналу чи тижневика про необхідність висвітлення цієї події. Таких дета­лей має бути небагато. В іншому разі не буде потреби ту конфе­ренцію проводити. Необхідно точно вказати місце, дату та час проведення прес-конференції. Якщо прес-конференція має за­гальний характер, необхідно обміркувати день та годину, які б задовольнили всі органи преси. Ранкові газети не люблять пуб­лікувати матеріали, які вчора вже були надруковані у вечірніх газетах або висвітлені у нічних випусках радіо- та телевізійних новин.

Як правило, найліпший час для прес-конференції — це 11— 11.30 годин ранку або 14—15 годин дня. Якщо йтиметься про якусь технічну новинку, то ліпше вибрати ранкові години, щоб дати час щоденним виданням підготувати розгорнуте повідомлення. Короткі повідомлення у вечірній пресі проблем для вечір­ніх газет не становлять.

Важливо вибрати й підходящий день. Щоправда, іноді такої можливості немає (коли заява є терміновою або приуроченою до певної події чи дати). Там, де є можливість такого вибору, необ­хідно потурбуватися про те, щоб прес-конференція не збіглася з якоюсь іншою, більш привабливою для журналістів подією. Ду­же несприятливим днем для центральних газет є п'ятниця.