3.1.2. Опис організації збору та передачі інформації на обробку.
Збір інформації може здійснюватися вручну або автоматизовано, а передаватися на обробку інформація може або на паперових носіях, або на машинних носіях (гнучкі магнітні диски). Впровадження у практику безпаперової технології дозволяє використовувати достовірну інформацію про ті чи інші процеси і явища, які відбуваються не тільки при обліку наявності та руху кадрiв, а й при оперативному управлінні. При використанні такої технології значно скорочуються потоки інформації, а також трудомісткість її сбору та обробки. Дані, які використовуються при розв’язанні задачі, зберігаються на жорсткому магнітному диску типу “Вінчестер”, а копії – на гнучких магнітних дисках.
При розв’язанні задачі “Облік наявності та руху кадрiв” на АРМ працівника відділу кадрів джерелами інформації, яка надходить на обробку, являються робітник і відділ кадрів.
Збір інформації для проектуємого АРМ відбувається традиційно на основі первинних документів. Носіями інформації при цьому являються документи стандартної форми.
Первинні документи надходять на обробку по мірі прийому на роботу нових робітників, переміщення або звільнення працюючих робітників.
Вхідні документи перевіряються на повноту і правильність заповнення.
При створенні інформаційних масивів для економії зовнішньої пам’яті частина інформації кодується і вводиться в ЕОМ з клавіатури для заповнення оперативних масивів.
Для перевірки правильності введення інформації використовують візуальний і програмний методи контролю. Візуальний контроль відбувається по закінченню вводу інформації, і тоді надається можливість порівняти дані на екрані з даними в документі. При виявленні розбіжностей помилки виправляються. Програмний контроль включає в себе перевірку на наявність введених кодів у відповідних масивах нормативно-довідкової інформації.
За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає відділ кадрів.
3.1.3. Побудова системи класифікації та кодування.
Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.
Класифікація – це розподілення множини об’єктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.
Система класифікації – це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.
Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних зв’язків між об’єктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання.
Під ознакою класифікації розуміють характеристику об’єкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями.
Класифікаційна група – це підмножина об’єктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.
У залежності від того, як розглядати множину – послідовно чи паралельно – виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.
Ієрархічний метод класифікації – це послідовний розподіл множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.
Фасетний метод класифікації – це паралельний розподіл множини об’єктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.
Для розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.
Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.
У процесі кодування об’єктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.
Код – знак або сукупність знаків, які застосовуються для позначення класифікаційної групи або об’єкту класифікації.
Кодування – це створення і присвоєння коду класифікаційні групі або об’єкту класифікації.
Система кодування – це сукупність методів і правил кодування об’єктів класифікації заданої множини.
Існують чотири методи кодування:
– порядковий – це створення коду з чисел натурального ряду, і його присвоєння;
– серійно-порядковий – створення коду з чисел натурального ряду і закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за об’єктами класифікації, які мають онакові ознаки, і його присвоєння;
– послідовний – створення коду класифікаційної групи чи об’єкту класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих груп, які отримані при ієрархічному методі класифікації, і його присвоєння.
– паралельний метод – створення коду з використанням незалежних груп, отриманих при фасетному методі класифікації, і його присвоєння.
Для розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” використовують наступні класифікатори.
Класифікатор табельних номерів працівників побудований за ієрархічною системою на основі порядкового методу кодування:
XX XX
порядковий номер працівника
код структурного підрозділу
Класифікатор структурних підрозділів побудований на основі серійно-порядкового методу кодування і має структуру:
XX
номер підрозділу
Завантажити реферат