Секретар керівника

1. Оригінали.

2. Копії.

Види копій

а) відгук;

б) витяг;

в) дублікат.

За терміном зберігання

1. Документи постійного зберігання.

2. Документи тривалого зберігання.

3. Документи тимчасового зберігання.

ДОКУМЕНТООБІГ

Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу.

Розрізняють три основних потоки документації:

· документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

· документи, що відправляються в інші організації (вихідні);

·документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Руху вхідних документів включає:

· первинну обробку;

· попередній розгляд;

· реєстрацію;

· розгляд посібником;

· передачу на виконання;

· виконання;

· контроль за виконанням;

· списання виконаного документа в справу.

Служба документаційного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в організації як самостійним структурним підрозділом (керування справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, і т.п.), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод і ін.) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Дотепер у багатьох організаціях документи надходять у виді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають по призначенню без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки:

· організації, що направляються на розгляд керівнику;

·направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям.

Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання.

На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,:

Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію:

1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації.

2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією.

3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.

Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи:

1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт.

2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації.

3. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році.

і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДЗК.

Обробка й передача документів виконавцям здійснюються в день їхнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться декількома чи підрозділами посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Виконані документи підшиваються в, дала разом із копіями відповідей.

Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і допрацьовує по їхніх зауваженнях. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Засвідчена копія вихідного документа підшивається в справу.

Документи відправляються в інші організації різними способами:

Поштою, по факсу, по електронній пошті й ін. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням документів служба ДЗК зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗК і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи організації створюються по тій же схемі, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу.

Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації.

Служба ДЗК повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і весь їхній розмножений екземпляри (копії), наприклад,:

1. Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій).

2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 єкз. відправлене і 1 єкз. підшитий у справу).

В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті.

При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи іншого формату - А5 (248х210 мм) враховувати за схемою: 2 документи формату А5 = 1 документ формату А4.