Засоби складання текстових документів
Для складання текстових документів застосовуються такі засоби: комп'ютер, канцелярські механічні пишучі машини, електричні й портативні, пишучі автомати, диктофони.
На канцелярських механічних і електричних пишучих машинах друкують текстові, цифрові й табличні матеріали, а також виготовляють трафаретні й офсетні форми.
При використанні електричних пишучих машин продуктивність праці друкарок підвищується на 20-50% за рахунок збільшення кількості ударів у хвилину, більшої механізації елементів друкування й зниження стомлюваності.
Пишучі автомати являють собою електричні машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носій алфавітно-цифрову інформацію, логічно обробляти кодовану інформацію, розшифровувати й відтворювати інформацію з носія.
Диктофонами називають прилади для запису й відтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для підготовки листів, наказів, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок, для запису резолюцій, указівок, запитів, заміток у процесі оперативної діяльності керівників і фахівців, ходу нарад, зборів, засідань, виступів, доповідей, лекцій, прийнятих рішень і т.д.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ
Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:
1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).
2. Розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).
3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, оглянь, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).
4. З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові догоди, контракти).
5. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові і т. Ін.)
1.1. Організаційні документи
Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.
ПОЛОЖЕННЯ
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.
Реквізити:
Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.
СТАТУТИ
Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.
Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.
Реквізити:
Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.
Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).
ІНСТРУКЦІЯ
Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.
Реквізити:
Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.
Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.
Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
ПРАВИЛА
Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.
Реквізити:
Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.
1.2. Розпорядчі документи
Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.
ПОСТАНОВА
Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.
Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.
Текст складається із двох частин: Констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).
Реквізити:
Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.
УХВАЛА
Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.
Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.
В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.
Реквізити:
Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.
Завантажити реферат