Секретар керівника

№

Реквізити

Розташування та правила оформлення

1

2

3

1

Державний герб

Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації

2

Емблема організації чи підприємства

Порядок із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5

Код форми документа

У верхньому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7

Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа

У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом

8

Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:052183,

м. Київ-183, вул. Ватутіна, 7, тел.512 58 96.

На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 2258741 в Укрінбанку м. Києва МФО № 586731

10

Назва виду документа

Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводитися назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11

Дата

Документ датується вдень його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (5 серпня 1998 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 25.06.98 (тобто 25 червня 1998 долі). у документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом

12

Індекс

У верхній частині зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в собі три парі арабських цифр, де перша пари – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад,:

№ 02-15/54, де 05 – шифр структурного підрозділу; 15 – номер справи; 54 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

13

Посилання на індекс та дату вхідного документа

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи бачила документ. Наприклад,: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер

14

Місце укладання чи видання

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”

16

Адресат

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштова адреси – пишеться із середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресований до установи, те поштова адреси вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

Наприклад,:

Друкарня “Преса Никонову Миколі

України” Петровичу

Головному вул. Грінченка,

редакторові буд. 7, кв. 19

Романову В.О. Київ – 0401004

17

Гриф затвердження

У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

- назва посади;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

- дата затвердження.

Наприклад,: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи

(підпис) С.В. Литкова 07.10.99

18

Резолюція

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, те резолюцію, вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документи, крім полів. Складається з таких елементів:

- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

- указівка на порядок виконання документа;

- термін виконання документа;

- особистий підпис керівника;

- дата.

Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою

19

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа

20

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині, полючи першої сторінки документа. Її проставляють за формою “ДО” або “Контроль”

21

Текст

Складається з таких логічних елементів:

- вступу;

- доказу;

- закінчення.

Розташовується на всю ширину сторінки (від полючи до, полючи)

22

Відмітка про наявність додатка

Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:

1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, те відмітку про це, оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, те їх потрібно перелічити з указівкою на кількість сторінок у шкірному з них і кількість примірників:

Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5арк. у2 прим.

Якщо додаток залишається в справі, те зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові.

У разі великої кількості додатків окремо складається їх, список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

23

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

- зазначення посади (із лівого боку);

- підпис (між назвою посади й прізвищем);

- ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор - Директор

ЗОШ № 246 ЗОШ № 224

/підпис/ /підпис/

К.Н.Петренко І.І.Савкова

Розшифрування підпису в дужки не береться

24

Гриф узгодження

Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (із підвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:

- слова “УЗГОДЖЕНО”;

- назви посади службової особи, із якою узгоджується документ, та назви установи;

- особистого підпису;

- його розшифрування;

- дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці.

Наприклад,:

УЗГОДЖЕНО:

Директор ЗОШ № 255

/підпис/ Т.Б.Романкова

01.09.99

25

Віза

Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

- особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі споживи зазначається посаду особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) О.Л.Брамка

28.08.99

невеликі зауваження ( 1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26

Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх, розсилання, до довідок із місця роботи і т.д.

27

Відмітка про засвідчення копії

У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильна”; дата; посаду виконавця; підпис і його розшифрування. за споживи підпис завіряється печаткою

28

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит, обов'язковий на вихідних документах (аркушах, довідках, висновках).складається з:

- прізвища виконавця;

- номера його службового телефону.

Смороду ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього полючи першої сторінки документа й, містить такі відомості:

- стислу довідку про виконання;

- слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

- дату скерування документа до справи;

- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця

30

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

- запис “Інформація перенесена на машинний носій”;

- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

- дату перенесення

31

Відмітка про надходження

Містить:

- скорочену назву організації, що отримала документ;

- дату його надходження.

Ця відмітка робиться від чи руки за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

- назву організації;

- дату надходження;

- індекс документа.

- Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа