Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони. Про це зазначається в тексті контракту.
ОСОБОВІ ЛИСТКИ
Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під чи година те приймання його на роботу, чи те для участі в певному конкурсу тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадян, оформлених шляхом їх у таблицях.
Реквізити:
Назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові, дата й місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукову відзнаки; відомості про батьківщину; паспортні данні; домашня адреси; особистий підпис; дата заповнення документа.
УГОДИ
Трудові угоди – документ, що укладається між організаціями й працівниками, які не входять до цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засідках із відповідними установами та підприємствами.
Реквізити:
Назва документа; дата й місце складання; перелік сторін, що уклали угоду; зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця замовника; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка підприємства або організації.
Укладається в кількох примірниках, один із яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах організації-замовника.
ХАРАКТЕРИСТИКИ
Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.
Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумом, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.
Реквізити:
Назва виду документа; анкетні данні; текст; висновки; дата складання; підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що бачила характеристику.
Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.
1.5. Особисті офіційні документи
Це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошів, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.
ДОРУЧЕННЯ
Доручення – це документи, за якими організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.
Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.
Реквізити:
Назва підприємства; назва виду документа; номер, дата, місце видачі; посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення; номер і дата видачі супровідного документа; термін дії доручення; підпис службових осіб, які бачили доручення; печатка підприємства.
ЗАПОВІТ
Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, що йому належить, на випадок смерті.
Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця й години його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.
Якщо цих розумів не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший – заповідачеві.
Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт, те за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба відзначити заподій, за якими заповідач не підписав власноручно.
ЗАЯВИ
Заява – це вид звертання, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права.
Реквізити:
Назва установи; назва виду документа, прізвище, ім'я, по батькові та адреси того, хто подає заяву; дата народження; відомості про паспорт; підпис того хто складав заяву; відмітка про реєстрацію документа.
РОЗПИСКИ
Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошів, товарів та ін., завірений підписом одержувача.
Має довільну форму.
Реквізити:
Назва виду документа; посаду, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; на підставі якого розпорядження чи документа здобута цінності; дата й підпис одержувача цінностей.
Текст розписки розпочинається словами: Бачена мною, інженером…Ця розписка бачена…Я, учитель середньої школи № 2…
Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 1998 долі.
Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: у сумі 600 (шістсот) грн.
ВИСНОВОК
У висновку мені б хотілося сказати про особисті якості секретаря і про його роль у роботі з керівником.
Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне уживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.
Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.
В обов'язки секретаря входить:
1. Стенографування, друкування стенограми, складання листів і т.д.
2. Одержання, обробка вхідної й вихідної пошти.
3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.
4. Ведення щоденника керівника; організація його
зустрічей.
5. Організація ділових поїздок керівника.
6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.
7. Організація й доля в роботі засідань.
8. Організація справ у кабінеті керівника.
9. Звільнення керівника від рутинних операцій.
10. Інформаційне забезпечення.
11. Оформлення банківських рахунків.
12. Посібник діяльністю підлеглих секретарю
діловодних служб і персоналу.
13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.
14. Організація й посібник роботи по забезпеченню
нерозголошення обробленої інформації.
15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладами.
16. Організація загальних збори й заходів загального характеру.
Цю тему для своєї дипломної роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем.
Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Звичайно, це стримана, манірна людина. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так уже багато. Тім більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, що укладаються контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".
Завантажити реферат