Документи підлеглі затвердженню:
Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.
Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.
Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.
Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.
Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.
Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.
Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.
Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.
Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.
Програми проведення робіт, заходів і т.д.
Розцінки на провадження робіт.
Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.
Стандарти державні, галузеві, технічні умови.
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розклади і зміни до них.
ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ
У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.
Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.
Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.
При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.
Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.
Засоби копіювання й оперативного розмноження документів
Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.
Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.
Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.
термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.
Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.
Мікрофільмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.
У діловодстві широко використовують електрографічне копіювальне устаткування як найбільш економічне, просте і надійне. При роботі на цьому устаткуванні можна застосовувати звичайний папір, змінювати масштаб зображеннях на копіях, робити копії при звичайному висвітленні, швидко виготовляти офсетні друковані форми з будь-яких штрихових оригіналів.
Апарати «Ксерокс» копіюють із нерухомих оригіналів і широко застосовуються для одиничного копіювання діловодної документації. Смороду відрізняються високою якістю копій і продуктивністю, простої експлуатації.
Гектографи, портативні, прості в обслуговуванні, дозволяють здійснювати вибіркову печатку, безшумні і можуть бути встановлені безпосередньо в робочих приміщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярів.
Трафаретна печатка, заснована на нанесенні фарби на поверхню папера через друковану форму по контурі зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроіскристим і фотомеханічним способами. В установах за допомогою трафаретної печатки розмножують текстову й нескладну графічну документацію тиражем до 1000 екземплярів.
Офсетна печатка, заснована на передачі фарби з друкованої форми на папір через проміжний гумовий циліндр.
Завантажити реферат