Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому приходиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного представлення про роль і задачі свого керівника і їхніх значень у діяльності всієї організації, не має достатньої професійної підготовленості.
Ділові й особисті якості при виконанні визначеної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості:
1. Професійна майстерність.
Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на пишучій машинці, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.
2. Ініціативність.
Секретар, повинний виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинний бути упевнений, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.
3. Організованість.
Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.
4. Відповідальність.
Секретар, повинний бути готов прийняти на себе відповідальність по задачах, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинний бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п.
5. Пунктуальність.
Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.
6. Поінформованість.
Секретар, повинний добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.
7. Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю.
При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввічливий і доброзичливий зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.
8. Гарна пам'ять.
Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовуючи інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарата. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.
9. Відданість роботі.
Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності – необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікаційним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помічником керівника.
Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині в школі. У залежності від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? На це питання існує багато різних думок, оскільки немаловажним фактором є ще і сумісність, тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей – секретаря й керівника. Виділимо найбільш істотні якості, необхідні секретарю.
10. Інтелігентність.
Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримувати прийняті в нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.
11. Працьовитість.
Ця якість виробляється в людині з дитячих років. Однак це не виходить, що якщо воно не виховано в дитинстві, то неможливо виробити його в собі. Будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу одночасно. З гарною якістю, не звертаючи увагу на власне небажання, трудиться, нелегко, але цілком під силу кожному, що поставили перед собою таку мету. Виховання працьовитості – необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду він займає, на якій ділянці працює.
12. Сумлінність.
Секретар, повинний обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для рішення тих чи інших задач. Якщо обіцяв виконати що-небудь, необхідно стримати слово. Навіть якщо результат буде небажаний, у секретаря повинна бути впевненість, що він зробив усе від нього залежне. Не слід перекладати на інших співробітників свої обов'язки для того, щоб уникнути відповідальності, перекласти провину на іншу людину, за невиконану чи погано виконану роботу.
13. Чуйність і уміння адаптуватися.
Специфіка праці секретаря жадає від його готовності зробити допомогу іншим у будь-який час, і особливо в напружених ситуаціях. Потрібно уміти швидко переключаться з одного виду на інший, правильно розраховувати час, особливо в період великих навантажень.
14. Скромність.
Ця особиста якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості. По роду своєї роботи секретар має у своєму розпорядженні значний обсяг інформації і досить великими повноваженнями, тому що є першим помічником керівника і може у визначених ситуаціях діяти від його імені. Недостатня скромність може привести до зловживань із його боку, нетактовному поводженню, чванству і т.п.
Завантажити реферат